00:00:00: Hallo liebe leute ist hier der Linos oder die Podcast mit mir doch der Martin Baxmann.

00:00:04: Und heute eine kurze Folge zum Thema Zeitmanagement effektiver arbeiten und darüber sprechen dergleichen nach dem Intro.

00:00:14: Bis gleich.

00:00:15: Fürstenberg bandolino tatarek Zeppelin thank you even more successful than Praxismanagement

00:00:32: im Brink 17 year one part can this is the Batman is calling all the time.

00:00:41: Music.

00:00:48: Heute sprechen über das Thema Zeitmanagement und effektives Arbeiten kurz und knackig einmal und das allererste einmal ist vielleicht ein bisschen philosophische aber Zeitmanagement gibt es eigentlich gar nicht

00:01:00: Zeit können wir nicht mehr in den schon denn die Zeit ist ein fester

00:01:04: Ablauf sozusagen in der einfach unveränderliches die Zeit verstreicht manchmal geht sie zu schnell manchmal geht sie zu langsam kommt drauf an welche Tätigkeit man gerade durchführt

00:01:15: und im Prinzip heißt es deshalb auch und für manche mag das schon Aha-Erlebnis an sich sein

00:01:20: Zeit können wir nicht managen aber wir können die Tätigkeiten managen die wir in der entsprechenden Zeiteinheit durchführen.

00:01:27: Und wenn wir uns das vorstellen wird uns sofort klar dass die Zeit die unveränderliche ist.

00:01:33: Aber alles was wir in dieser Zeit machen entsprechend angepasst werden kann

00:01:37: und auch entsprechend angepasst werden muss das heißt wir sollten wissen welche Tätigkeiten brauchen überhaupt wie viel Zeit dass es so ein so ein klassisches Beispiel aber auch was passiert wenn wir länger brauchen was passiert mit der Zeit die wir vielleicht für andere Dinge hatten.

00:01:52: Und da sollten uns mal überlegen und wie geht das überhaupt grundsätzlich unter gibt's so ein paar Punkte die einfach immer wieder Kern in die man sich klarmachen kann wenn man es gerne möchte und dazu gehört einmal eine ganz konkrete Tagesplanung und Wochenplanung.

00:02:05: Joy ist das erstmal natürlich vollkommen klar ihr habt alle euren praxiskalender den entsprechend verwendet trotzdem findet es ja immer mal wieder statt dass ihr länger arbeite das plötzlich mal was schneller geht oder dass jemand mal ausfällt aus dem Team oder aber auch ein Patient ausfällt und das

00:02:20: die Tages oder die Wochenplanung dann einfach nicht mehr so funktioniert.

00:02:24: Und dafür als Punkt Nummer eins ist erstmal ganz ganz wichtig dass ihr überhaupt euch einmal Gedanken gemacht habe.

00:02:31: Wie ist diese Wochenplanung überhaupt aufgebaut ich sehe den ganz vielen KFO Praxen das dort quasi.

00:02:37: Ich sag mal so von Vorgängern oder von wie man früher schonmal gemacht hat einfach der Kalender übernommen worden ist

00:02:43: und das da so automatisierte zeiten wasserdicht in Bogenwechsel in der einen Praxis war schon immer 20 Minuten in manchen Praxen ist es 30 Minuten sogar in manchen Praxen ist es nur 10 Minuten

00:02:53: aber das sind alles irgendwie so frei und gewählte Zeitintervalle wo gar nicht so viel dahinter.

00:02:59: Und da sind wir schon mitten in der prozessplan unter Strukturplanung und auch in der Messung des Ganzen.

00:03:05: Dein wie lange dauert z.b. so ein Bogenwechsel eigentlich habt ihr schon mal gemessen wie lange tatsächlichen Bogenwechsel dauert bei Euch oder bei einer Mitarbeiterin oder so.

00:03:14: Hier also mal ein Tipp den ich schon häufiger auch mitgeteilt habe mach doch mal ein Wettrennen.

00:03:19: Zwischen euren Teammitglieder an euch selbst also mit allen jemand z.b. regelmäßig dass wir Wettrennen machen

00:03:27: am typodont and und zwar dort werden dann Bögen gewechselt z.b. x 18.3 mein 18er Stahl 19-25 Stein mit und ohne Power change und das auch noch in verschiedenen Brackets selbstligierend

00:03:40: Keramik mit Gummiligatur mit stahligator und wie gesagt mit powerchain und so weiter und so haben wir sehr schöne Messwerte.

00:03:49: Die uns dann darstellen wie viel Zeit wird tatsächlich selbst für den Bogenwechsel gebraucht.

00:03:55: Und da ist es bei uns jetzt teilweise oder nein nicht nur teilweise und ist ganz konkret bei uns so

00:04:00: dass man im Prinzip kein Bogenwechsel machen darf wenn man nicht deutlich unter 2 Minuten liegt.

00:04:06: Beim Bogenwechsel Oberkiefer und Unterkiefer zusammen spreche ich.

00:04:11: Also nicht pro Kiefer oder sonst irgendwas sondern beides zusammen dass ein Richtwert der auf jeden Fall für die selbstligierende Brackets gilt.

00:04:19: Gerne natürlich auch für die anderen und ihr werdet erstaunt sein wie schnell euer Team ist wenn er einfach mal die Stoppuhr in die Hand nehmen und das merkt so wenn wir es also wissen 2 Minuten ist ein Bogenwechsel Ober und Unterkiefer was zur Hölle sollen wir tun in 20 Minuten das ist ja der Wahnsinn.

00:04:32: Natürlich müssen wir die weiteren Tätigkeiten auch berücksichtigen damit patient holen

00:04:37: Patientin holen in der Karteikarte schauen worum geht's überhaupt was soll denn überhaupt gemacht werden wie es der stand jetzt ganz konkret dann die Bogenwechsel tatsächlich.

00:04:47: Dann im nächsten Schritt natürlich auch verabschieden ist Patient gegebenfalls Instruktionen mit Gummizügen dann den Stuhl reinigen und Patient rausbringen Terminvereinbarung alle solche Sachen.

00:04:56: Werden natürlich auch noch gemacht und auch dort können wir wieder hingehen und die einzeln messen

00:05:00: also im Prinzip kann man sagen wenn man super entspanntes Leben haben will sollte nein ich 15 minuten von Bogenwechsel immer ausreichen

00:05:07: also es geht auch durchaus viel viel schneller je nachdem wie gut das Team dann auch Hand in Hand geht.

00:05:13: Was z.b. Wartezeiten sind die genau das verhindern häufig ist die größte Wartezeit warten auf die Ärztin oder den Arzt dass die endlich mal reinkommen ins Zimmer

00:05:23: um dann dort entsprechend ihrer Entscheidung zu verkünden was gemacht wird und vielleicht noch eine Besprechung durchzuführen

00:05:29: da hilft auch wieder ganz klar das lean System nämlich wenn schon jeder weiß was die nächsten Schritte sein werden auch die Assistentin weiß welcher Bogen als nächstes kommt auch die können die Baxmann keys nachschauen und sehen ob wir vielleicht Gummizüge brauchen

00:05:43: auch die sehen ob deine Lücke ist und wir vielleicht entsprechend schon die Lückenschluss vorantreiben können und sie wissen auch in welcher Phase wir sind anhand der Bögen die gerade verwendet werden

00:05:53: diese Punkte vereinfachen natürlich das ganze und Beschleunigen imens und daran sollten wir auch mal denken.

00:06:00: Was verhindert bei mir in der Regel dass ich pünktlich arbeite um das mal als Beispiel zu geben wenn für mich zu langweilig ein bestellt ist dass ich zu wenig Patienten habe

00:06:09: dann fange ich an mir neue Tätigkeiten in den kurzen Wartezeiten zu suchen und dann gibt's meistens ein Problem

00:06:16: dass ich die einfach überschneiden und dann plötzlich wenn ich Multitasking anfangen will damit meine Zeit nicht vollkommen sinnlos verplempert wird.

00:06:24: Mache ich genau diese Fehler und verplempern sie erst recht dann gibt's mehr Wartezeit im Stuhl.

00:06:28: Und dann kriege ich auch die anderen Aufgaben nicht hin vielleicht schaffe ich dann von den 200% die ich mir vorgenommen habe zu erreichen schaffe ich dann vielleicht noch 99 bis 102.

00:06:38: Also so gerade eben das was ich eigentlich wollte also das ist ein ganz ganz wichtiger. Deshalb er durchtakten kurze Wege

00:06:46: wenn Behandlungszeit ist und es Schlag auf Schlag gehen soll am Nachmittag bleiben auch die Ärzte und Ärztinnen bitte in der Nähe der Behandlungszimmer und sind nicht dauernd im Büro verschwunden um zu telefonieren Planung zu machen oder sonst irgendwas

00:06:58: sondern das können wir dann viel besser zu anderen Zeiten machen und da sind wir nämlich schon weiter konkreten Tagesplanung das wird das einmal im morgen Briefing dann konkret anschauen

00:07:07: also noch mal ein Schritt kurz zurück die Wochenplanung sollte so aufgebaut sein dass die Termine auch Sinn und Verstand haben dass die den realistischen Abläufen tatsächlich entsprechend und so strukturiert sind nicht nach irgendwie wie habe ich schon mal gehört

00:07:21: sondern ganz konkret danach wissen tatsächlich die Zeiten was brauche ich.

00:07:25: Und ich muss genau festgelegt werden was mache ich in dem Termin dann bin ich dann auch entscheiden kann kann ich das noch extra machen heute oder nicht das nämlich der nächste Zeitfresser

00:07:34: ja dem Bereich kommt das einfach der Arzt oder wie auch immer entscheidet komm hier diese paar Reparaturen die machen wir es noch mal extra dazu und schwupp haben wir den die Zeit aus den Augen verloren und der Zeitplan ist wieder dahin

00:07:46: und dann müssen wir beim nächsten Patienten wo es vielleicht wichtiger wäre es wieder reinholen statt dass wir die Reparatur direkt terminierte

00:07:52: aber so kommst vor und da jetzt komme ich darauf zu sprechen geht auch die Tagesplan noch mal konkret drauf ein denn.

00:07:59: Neben der strikten Wochenplanung die grundsätzlich erstmal festgelegt ist schauen wir dann einfach jeden morgen am morgen früh schon einmal rein wie ist der Tag so aufgebaut sind alle da die wir brauchen wichtiges Thema heutzutage wo

00:08:12: soll ich mal Fachkräftemangel herrscht in vielen Praxen und so weiter sind alle da die Arbeiten sollen wenn nicht bitte nicht zehn minuten rumjammern und wenn die da wäre dann könnten wir das alles machen und so weiter nein

00:08:25: schaut euch die Ressourcen an der habt da die die da sind können die die Arbeit erledigen die für heute eingeteilt ist

00:08:33: wenn ja perfekt wenn nein schauen wir uns an und warum nicht und was können wir tun damit es vielleicht doch klappt oder was müssen wir tun damit wir trotzdem das meiste rausholen und dann können wir hingehen Busen genau die Engpässe des heutigen Tages

00:08:47: sind ja zwei Gespräche gleichzeitig eingestellt und der Arzt muss ich schon sind dort 5 Reparaturen gleichzeitig ein bestellen die überhaupt nicht machbar sind weil wir heute nur eine Helferin da haben statt

00:08:57: der drei die wir normalerweise eingeplant hätten und so weiter und sofort diese Engpässe müssen dann bearbeitet werden in dem z.b. umgestellt wird

00:09:07: aber auch genau aufgeteilt wird wer kann was machen und gleichzeitig wir uns noch mal klar machen dass sich jeder an seine Aufgaben hält also es wird nicht noch irgendwas zusätzlich extra gemacht.

00:09:18: Dann alles was extra und top kommt determiniert so dass wir das was jetzt wirklich akut anlegt wirklicher umsetzen das ist die Tagesplanung morgens um morgen Briefing und ganz wichtig was sehr gerne vergessen wird es dann das Abend Briefing zu machen.

00:09:32: Das heißt nicht boah muss ich jetzt noch mal nur halbe Stunde hier rumstehen und irgendwie quatschen nein darum geht es nicht sondern wir fassen dann einmal zusammen was hat geklappt.

00:09:41: Was hat nicht geklappt und wie können wir es beim nächsten Mal besser machen wenn wir wieder in diese Situation kommt nur darum geht es um zu lernen

00:09:50: wie können wir besser zusammenarbeiten an welchen Stellschrauben können wir arbeiten um das ganze zu optimieren und dazu gehören dann auch der nächste. Also neben Tagesplanung und Wochenplanung kommen To-Do-Listen.

00:10:03: Wir brauchen ganz konkrete Beschreibungen was für die einzelnen Termine gemacht wird das können einmal Rollenbeschreibung sein.

00:10:11: Das heißt welche Aufgaben erfüllt hat sächlich eine ZfA am Stuhl welche Aufgaben werden an der Rezeption erfüllt welche Aufgaben erfüllt der Arzt.

00:10:20: Und wer ist da um diese Rollen auszufüllen und dann gibt es entsprechende To-Do-Listen für die entsprechende Person weil

00:10:28: ich könnte es ja mal ab haben wir an anderer Stelle auch schon gesprochen manche Personen vielleicht auch mehrere Rollen hat also die Rezeptionistin hat vielleicht auch noch irgendwelche Statistiken zu erledigen irgendwas abzuarbeiten von den Vortagen und nicht nur Versichertenkarte annehmen

00:10:41: einstecken für in das Lesegerät und so weiter oder ans Telefon gehen sondern vielleicht auch noch andere Aufgaben und so auch

00:10:48: natürlich bei den Behandlungen am Stuhl da muss gleich auch noch mal jemand nach dem Steri schauen und nicht nur am Behandlungsstuhl arbeiten und so weiter da gibt's also mehrere Rollen.

00:10:56: Also kurze Checklisten to do Listen was zu tun ist

00:11:00: diese müssen gar nicht jeden Tag neu ausgehändigt werden sondern die eingespielte des Team ist sind die schon subkortikal abgespeichert und jeder weiß ist automatisch aber ist noch mal kurz zu erwähnen kann durchaus sinnvoll sein.

00:11:13: Warte dort aber auch es gibt immer den schmalen gerade der hat zu viel Reglementierung manchmal komme ich mir auch vor als würde ich noch anweisen müssen wann eingeatmet und wann ausgeatmet wird damit keiner ohnmächtig wird

00:11:24: aber das ist dann ein ganz klares Zeichen für Überregulierung da muss man schnell wieder von back kommen und mit dem Team klar machen

00:11:31: und sich selbst auch was sind jetzt wirklich die wichtigen Dinge auf die man sich konzentrieren kann und was sind Chance.

00:11:37: Haben wir auch an anderer Stelle schon mal drüber gesprochen was und quasi die Henkel an der Schublade die man nur benennen muss wo man dann den Rest findet damit man nicht immer den gesamten Schubladen Inhalt aufzählen muss

00:11:48: also To-Do-List Arbeitsplatzgestaltung als solches

00:11:52: er sollte alles vorhanden sein am Arbeitsplatz und wodurch geht Zeit verloren hin und her rennen von einem Behandlung Zimmer ins nächste zum Steri und wieder zurück und keine Ahnung wo noch ins Lager

00:12:01: und hin und her weil die Zimmer nicht vernünftig eingeräumt sind das ist etwas das muss vorbereitet werden.

00:12:07: Wenn ihr mal dünner besetzt seid auch hier ganz klar ATIB habt einfach mehrere trace schon fertig verpackt und zwar grundsätzlich kann man sagen ein festsitzen Spray ein herausnehmbares.

00:12:17: Ein Reparatur trace die stehen einfach schon fertig rum wenn man sie braucht werden sie genutzt und wenn sie verbraucht sind.

00:12:24: Wird dasselbe triatrain sprechen wieder neu eingebaut oder aufgebaut fertig gemacht vorbereitet damit es dann bei der nächsten Gelegenheit auch wieder da ist

00:12:34: also Arbeitsplatzgestaltung bedeutet ganz konkret es muss alles da sein was ich brauche und das muss auch greifbar und in der Nähe sein.

00:12:43: Dann sparen wir jede Menge Zeit.

00:12:47: Die heutige Folge wird präsentiert von plus mal plus mal ist der Full-Service Aligner Anbieter von Ärzten für Ärzte.

00:12:54: Muss mal wieder übersichtliche und faire Preise Fall Planung von Kieferorthopäden exklusives Mentoring von top Experten und das besonders nachhaltige greentec Angebot mit patentierter clearex 4D Technologie.

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00:13:36: Das nächste ist Zeitfresser identifizieren und reduzieren das ist auch schon etwas was wir direkt am Anfang und am Morgen

00:13:43: uns genau anschauen was sind unnötige Arbeiten welche gehören da nicht hin muss wirklich mitten am Tag die kamera ausgelesen werden die Karten und die Fotos

00:13:51: die nur abgespeichert werden müssen mitten am Tag wenn 20 Patienten im Wartezimmer sitzen unbedingt die fernröntgen Auswertung gemacht werden müssen dann unbedingt Briefe geschrieben werden an überweise oder sonst irgendwas

00:14:02: wenn jemand frei ist dafür Zeit hat dafür genau eingeteilt ist na klar dann muss es gemacht werden zwar genau dann wenn dafür nicht die Zeit ist bitte nicht.

00:14:11: Nur weil der Patient reinkommt mit ungeputzte Zähne heißt es nicht wir müssen automatisch spontane PZR eingegeben zum Wohle des Patienten das ist Quatsch

00:14:19: der kann einfach auch mal zu Hause putzen und ein Termin kriegen für die PZR

00:14:23: also schaut noch mal dass ihr da die Zeitfresser identifiziert und entsprechend reduzieren auch dort.

00:14:31: Geht in die Tages und Wochenplanung wirklich noch mal hinein und schaut sind wirklich die Prozesse alle so aufgestellt wie sie tatsächlich sein sollten.

00:14:40: Dann gibt's noch grundsätzliche sogenannte Zeitmanagement Methoden diesen ganz wichtig einmal für jeden Dame die zwei Minuten Regel die haben wir schon ganz oft einmal besprochen.

00:14:50: Wenn ihr einen Tag bekommt den die zu erledigen habt und der dauert 2 Minuten oder weniger macht ihn einfach sofort.

00:14:56: Wenn der länger dauert terminiert ihn damit ihr dann die entsprechende Zeit dafür ab das gilt für alle Mitarbeiter Mitarbeiter und das geht auch z.b. wenn wir das Thema Reparaturen haben.

00:15:06: Der Patient kommt rein und die haben gerade noch ein bisschen Zeit und die hat ein Bracket gelöst klebt es einfach neu oder ihr seht das Bracket muss und positioniert werden weil es nicht sauber Sitz positioniert ist um aber wenn der Patient spontan reinkommt ohne vorne mitteilung zu geben würdest in 5 Bracket gelöst.

00:15:21: Ja dann braucht ihr schon paar Minuten mehr wenn du die Zeit dann eben nicht habt terminiertes.

00:15:26: Wenn du die Zeit habt okay könntest dann entsprechend natürlich auch machen dann ist noch die Isola die Idee Fock Methode eine eine Methode die ganz interessant ist.

00:15:34: Das heißt zuerst einmal den Frosch fressen das was ein am wenigsten Spaß macht.

00:15:39: Das was am aufwendigsten ist das möglichst frühzeitig erledigen damit das nicht immer vor einem her geschoben wird hört sich so ein bisschen an nach dem Gegenteil von der 2 minuten Technik

00:15:49: hängt auch davon ab wo wir uns gerade befinden in der Tagesplanung also wenn wir morgens und ein Tagesplanung machen dann erstmal den Frosch essen wenn wir mitten im Stress sind dann lieber die zwei Minuten Regel anwenden weil da ist einfach keine Zeit dafür irgendwelche Frösche zu fressen.

00:16:03: Grundsätzlich dann noch das eisenhower-prinzip dazu habe ich auch schon mal ein Video gemacht.

00:16:07: Das ist ganz wichtig sei jetzt nicht super detailliert drauf eingehen einfach zuschauen und was ist dringend was ist wichtig.

00:16:14: Ja ist etwas dringend und wichtig ist das eigentlich immer eine Chefsache ist etwas einfach nur dringend aber nicht wichtig.

00:16:21: Dann ist sage ich mal die Fähigkeit der Person die es durchführt nicht super entscheiden es muss nicht der Chef sein es muss nur jemand sein der jetzt verfügbar ist da damit weil es ja dringend ist es erledigt.

00:16:32: Ist es wichtig aber nicht dringend ist das auch eher eine Aufgabe für jemand der mehr Fähigkeiten hat und der mehr Entscheidungsbefugnisse und so weiter hat aber es muss nicht sofort gemacht werden sondern man kann es entspannt terminiert denn es ist wichtig aber nicht dringend.

00:16:47: Ist es nicht wichtig und nicht dringend ist das eine klassische Arbeit

00:16:50: die kann wirklich sein ich mal ganz hinten angestellt werden die kann auf jeden Fall delegiert werden es ist weder besondere Kompetenz dafür nötig noch ist es super eilig

00:16:59: also das kann man ganz entspannt auf irgendwann legen wenn man dann entsprechend Zeit hat vielleicht ist das sogar eine Aufgabe die gar nicht wirklich nötig ist wenn man genauer drüber nachdenkt

00:17:08: aber denk dran wichtig und dringend solltet ihr unterscheiden können als Chefin und Chef und es ist nicht alles wichtig und dringend

00:17:15: das ist noch mal eine wichtige Erkenntnis so das war heute eine super kurze Express Folge zu dem Thema Zeitmanagement und was haben wir gelernt Zeitmanagement gibt's nichts und dann tätigkeits Management innerhalb der Zeit

00:17:27: mit den Punkten Tagesplanung Wochenplanung

00:17:30: To-Do-Listen Arbeitsplatzgestaltung Zeitfresser identifizieren reduzieren und Zeitmanagement Methoden wie 2 Minuten Technik eat the frog Methode oder eisenhower-prinzip also viel Spaß beim Umsetzen das weißt Du heute darum hoch und empfehlen und alles mögliche

00:17:45: und ihr merkt gerade ich habe jetzt richtig hier was zu tun denn jetzt wartet die nächste lunchtime lecture und jetzt geht's damit los vielleicht seid ihr auch mal dabei bis dann euer Martin Baxmann

00:17:55: Mit dem Nähen außerdem ist heute Gast im Kieferorthopädie Podcasten Nummer eins bis bald ciao.

00:18:01: Music.

00:18:19: Baby im Garten zu News Wochen Praktika Information Fitnesspark erst um Englisch Schularbeit Trade-In review.

00:18:27: Terminplaner App.

00:18:35: Music.