00:00:00: Hallo liebe Leute hier ist dr Martin Baxmann mit dem Kieferorthopädie Podcast Nummer eins den lean orthodontics Podcast und

00:00:08: zum Thema Lean gehört auf jeden Fall auch das Thema Delegation.

00:00:14: Und ich habe dazu schon eine ausführliche Folge gemacht aber es wird mir immer wieder gesagt ich kriege es nicht hin und

00:00:23: das ist genau der Punkt es ist so wichtig dass man es hinbekommt gerade jetzt auch zur Zeit des Fachkräftemangels sollte das klappen und warum das bei den meisten nicht funktioniert das

00:00:34: erfährst du jetzt,

00:00:36: Fürstenberg bandolino the next to the place you even more successful than Praxismanagement

00:00:53: SimCity you won't get this is the Batman throwing oder gar nix.

00:01:03: Music.

00:01:09: Das mit dem delegieren das klappt ja überhaupt nicht und ich mache am liebsten eigentlich immer alles selbst und.

00:01:15: Ich weiß auch nicht das dauert mir dann auch zu lange und dies und jenes

00:01:19: und welches und sofort das sind die Dinge die ich immer mal wieder wenn ich mit kuscheln jemand spreche mit Kollegen bin ich die irgendwo treffe Kolleginnen aber das ist nicht so in der Zahnmedizin so dass es fast überall so und selbst

00:01:32: in der Kindererziehung es ist so ich habe meinen Sohn schon zehnmal gesagt er soll sein Zimmer aufräumen und jedes Mal sieht das wieder aus blablabla und so weiter und so fort

00:01:41: und es steckt dahinter ein bestimmtes Konzept und das könnt ihr auch noch mal in der Folge Delegation nachhören aber ich gehe auf die wichtigsten Punkte hier auch auf jeden Fall noch mal ein weil es einfach immer wieder auftritt.

00:01:54: Und eigentlich einen gleichen Punkten irgendwo scheitert nenn mich erstmal muss die grundsätzliche Bereitschaft da sein dass wir überhaupt eine Aufgabe abgeben wollen.

00:02:06: Und dass wir uns einfach auch quasi seelisch einmal drauf vorbereiten dass es nicht vielleicht im ersten Anlauf hundertprozentig funktioniert sondern dass wir dort gewisse Stufen durchlaufen müssen.

00:02:18: Wir werden heute nicht alle einzelnen Stufen durchgehend das wird ein bisschen zu ausführlich wie die heutige Folge aber ich werde erstmal auf den ersten Schritt eingehen denn,

00:02:28: Problem was wir haben ist das in der Regel nicht mit dem ersten Schritt bei der Delegation begonnen wird.

00:02:34: Und damit sind wir auch schon beim Kern dieser Folge für heute

00:02:38: es wird irgendwo mittendrin bei der Delegation begonnen und nicht wirklich auf der Anfänger Stufe auf Level 1.

00:02:47: Und das müssen wir ganz konsequent machen und die Möbel müssen wir dann nacheinander auch einzeln durchgehen es ist.

00:02:55: Nur wir können nicht rennen bevor wir krabbeln können das sind alles solche Dinge die einzelnen Prozesse müssen sauber durchgeführt werden wir sehen das immer wieder auf.

00:03:04: Sprech mal rein aus der Behandlung heraus die Nivellierung muss vernünftig abgeschlossen sein bevor wir sauber die Klassen Einstellung und den Lückenschluss wie auf Schienen durchführen können und damit eine super effiziente schnelle Behandlung haben kann.

00:03:17: Wenn wir in der super gute Nivellierung durchführen müssen dafür müssen erstmal die Brackets sauber geklebt sein wenn man ne straight wire Methode verwenden

00:03:24: und so weiter das heißt es ist so eine gewisse Form von backwoods ingenierie also rückwärts

00:03:30: denken das ganze zu optimieren was wir vornehmen müssen so dass wir dann immer in den Schritt zurückgehen und denken okay irgendwann kommen wir zu dem ersten Schritt dass es die absolute Basis

00:03:40: das muss stimmen und dann können wir nachher das auch nacheinander durchführen was also genau gehört zu der Aufgabe die durchgeführt werden muss

00:03:50: was genau muss gemacht werden was soll die Person genau tun wann soll die Person beginnen

00:03:57: bis wann soll daran gearbeitet werden was ist das Zeichen für eine erfolgreiche Umsetzung und was ist genau das gewünschte Ergebnis

00:04:08: wie können wir das Ergebnis überprüfen woher weiß dein Mitarbeiter deine Mitarbeiterin dass er oder sie es richtig gemacht hat.

00:04:17: Die Fragen die ich gerade gestellt hab die solltest du dir unbedingt aufschreiben und wirklich Punkt für Punkt durchgehen es ist essentiell das wirklich.

00:04:27: Eine 100% klare Aufgabe besteht

00:04:32: die klar beschrieben ist von dir du musst dir direkt Feedback einholen ob du in der Lage gewesen bist es klar zu beschreiben und hier bitte auch noch mal dieser Perspektivwechsel ist noch mal sehr sehr wichtig.

00:04:47: Wenn du jemand irgendwas sagen denken wir sehr gerne ja ist doch klar warum ist die andere Person bloß zu dem Licht das zu kapieren was ich von ihr will.

00:04:56: Das ist super arrogant hypertroph und selbstbezogen und schlicht falsch wenn

00:05:02: die andere Person ist nicht versteht dann liegt es an deine Erklärung da musst du einfach einen anderen Weg finden das gleiche gilt für mich als Referent auch wenn ich irgendwo im Kurs bin und ich erzähle den irgendwas und hinterher sehe ich nur Fragezeichen auf den Gesichtern der Leute keiner irgendwas verstanden

00:05:17: dann ist es nicht das Problem von den Leuten dann ist das mein Problem und daran muss man arbeiten.

00:05:22: Und darum wünsche ich mir auch immer so gerne von euch Feedback für den Podcast auch oder für die Dinge die ich anspreche damit ich dann auch selber nachjustieren kann das denn erscheinen da.

00:05:33: Bei den Dingen die ich mache ob sie Themenauswahl ist ob es die Erklärung ist ob sie artundweise wie es beschreibe.

00:05:40: Ob dass das richtige Medium ist für genau dieses Thema und so weiter damit ich das überprüfen kann und dann das ganze auch weiterentwickeln kann also.

00:05:49: Ganz klar beschreibe die Aufgabe kleinschrittig in kurzen Sätzen mit einfachen positiven Aussagen.

00:05:57: Auch dort das ist doch mal wieder ein Tipp der ist auch immer mal wieder in meinen folgen vorhanden und der ist so banal und einfach aber genau deshalb wird er total unterschätzt und wird immer vergessen und das ist auch gleich mal,

00:06:10: das ist das was mich manchmal so total ankotzt beim Thema liegen,

00:06:13: und bei den Dingen die ich mache das ist immer wieder Leute gibt die das total unterschätzt was aber das sind alles so einfache Sachen und das weiß doch jeder an der ein oder anderen Stelle oder so ja scheiße wenn du das einfach weißt warum machst du es dann nicht.

00:06:26: Und das ist genau das was ich sehe es wird einfach nicht umgesetzt es wird einfach nicht gemacht in vielen Fällen manche machen das super und so toll und und das freut mich auch und

00:06:35: die geben dann auch viel Betten sein ich habe das ausprobiert und das läuft total gut es sind manchmal die ganz einfachen Dinge die wirklich den

00:06:42: Unterschied ausmachen also positive Handlungsanweisung der Klassiker in der Kindererziehung fallen dich.

00:06:50: Das ist so der Klassiker der negativen Handlungsanweisung die nichts wirklich bringt viel bessere Handlungsanweisungen wäre setze einen Fuß vor den anderen konzentriere dich auf deinen stand halt dich mit deiner rechten Hand fest.

00:07:04: Schau genau auf den Balancierbalken mach einen Schritt nach dem anderen konzentriere dich auf das was du tust.

00:07:11: Es gibt so viele andere Dinge wie man negativ sagen könnte lass dich nicht ablenken hör auf zu wackeln.

00:07:17: Was gibt's noch oder bei der Arbeit im Labor mach das schneller mach das nicht so hoch so geht das nicht.

00:07:25: Wie du es machst ist es falsch und so weiter und so fort.

00:07:29: Das sind alles Anweisung Handlungsanweisung oder Hinweise die so nicht wirklich zielführend sind wir müssen ganz genau präzise auf das Ziel hin und dann auch Rückfragen.

00:07:43: Was hast du jetzt genau verstanden nicht z.b. hast du es verstanden auch das ist so ein Punkt weil wer sagt dann schon nein.

00:07:50: Weil dann sieht man ja aus wie ein Idiot wenn man Nein sagt nee ich habe es nicht verstanden ja warum hast du es denn nicht verstanden ja keine Ahnung weil sie schaffen wir das nicht ordentlich erklärt haben

00:07:59: wird wohl kaum eine Mitarbeiterin an Mitarbeiter sagen weil die werden ja denken aber ich kann es nicht und immer dieser Druck und weiß ich auch nicht

00:08:07: wenn ich jetzt genau wüsste was ich tun soll das nein die die haben dann eher das Problem so für sich und das lädt sich dann irgendwann mal ab und dann kündigt er und dann ist er weg.

00:08:17: Also präzise Handlungsanweisung.

00:08:20: Feedback einholen was hast du verstanden erklär's mir bitte noch mal mit eigenen Worten ja das ist anstrengend und das kostet Zeit aber das ist unheimlich hilfreich für langfristig.

00:08:34: Lies mir das bitte vor zeitliche Frist bis morgen Mittag 12 Uhr bis dahin möchte ich gerne folgendes Ergebnis haben keine Ahnung.

00:08:44: Du hast 30 Leute angerufen du hast 15 Mal am typodont and den Bogen gewechselt und die Zeit dabei gestoppt keine Ahnung was auch immer das hängt davon ab was ist denn dein Ziel gerade in dem Bereich ist.

00:08:57: Also ein konkretes Ziel benennen eine konkrete Frist bin dann in kleinschrittige teilen das ganze aufteilen wenn es jetzt eine größere Aufgabe ist auch da mal ein Beispiel.

00:09:08: Liebe Mitarbeiterin erstellen wir bitte einmal ein ein Flyer über unsere wichtigsten Angebote in der Praxis gut das ist ein riesiges Arbeitsfeld weil das bedeutet erstmal welche sind die wichtigsten Punkte.

00:09:21: Welche sind die wichtigsten Angebote die wir haben

00:09:24: auf welche Art und Weise sollen die dargestellt werden sollen die für Kinder sollen die für Erwachsene dargestellt werden soll das ein Flyer werden soll das eine Mappe werden soll das ein Heft werden soll das in Farbe sein soll das nicht in Farbe sein sollen Bilder verwendet werden was für Bilder und so weiter also

00:09:39: einfach mal als Beispiel da gibt's so viele hunderttausend fragen da macht.

00:09:43: Es sofort sind denke ich von der Logik auch her dass man sagt man macht kleinschrittig Beispiel dass man dann sagt als erstes bitte beschreibt mal die kieferorthopädische Prophylaxe.

00:09:55: Dann haben wir erstmal in enger Umrissen des Thema was auch nicht so lange dauert sodass wir auch nicht so lange warten müssen bis es fertig wird

00:10:02: auch das ist wichtig dass wir zeitnah immer wieder dabei sind und so auch ein Feedback geben können auch dass es ein Grund dafür warum man die Aufgaben klein portionieren sollte damit man einen engeren Kontakt hat der muss doch nicht so aufwändig sein aber

00:10:17: er ist kurz und kompakt habe ich das so richtig verstanden wenn ich das jetzt so mache ja weiter so oder nein hier noch mal nachjustieren.

00:10:26: So kann man über kleine Schritte weitermachen ist es aufwendig ja gerade am Anfang.

00:10:32: Es ist mega aufwendig aber es bringt nichts wenn man es immer vor sich her schiebt weil es dann keine Entwicklung geben wird.

00:10:38: Ja wenn du jedesmal wieder das Zimmer von deinem Kind aufräumst weil du gesagt hast räum das auf und es macht es nicht weil wer hat das schon Bock dazu.

00:10:47: Und dann merkst du jetzt muss es aber sein keine Ahnung die Putzfrau kommt jetzt gleich und wenn dann da 12024403 fliegen Legosteine und sonst irgendwas da kann ja kein Mensch putzen das geht nicht also muss das weggeräumt werden und dann machst du es.

00:11:02: Funktioniert so nicht weil.

00:11:04: Es wird einfach eine Endlosschleife sein das wird jede Woche oder jeden alle zwei Wochen oder keine Ahnung wie du das machst wird es jedes Mal wieder das gleiche sein also Gehirn mach es kleinschrittig sei dabei.

00:11:15: Bilde mit auch ein habit und Bilder auch das Vertrauen in die Delegation das ist auch ein ganz wichtiger. Noch mal das Vertrauen gegenseitig zu bilden denn du denkst dann immer wenn es nicht klappt wenn du Mitarbeiter mit den kann man halt nichts delegieren

00:11:29: die denken genau das gleiche auch die denken auch ja wenn der Chef in der Aufgabe gibt ja dann schaffe ich das ja wieder nicht.

00:11:35: Und die gehen schon so ganz negativ daran rein wenn du den das nicht das positive Gefühl gibt dass sie selber was entwickeln können dass sie selber was schaffen können dass sie selber Verantwortung übernehmen können und das ist ja das was du willst denn nur das lassen dich am Ende des Tages

00:11:49: alter ich sag dir noch mal kurz ein paar Fragen dazu die du für dich beantwortest haben solltest.

00:11:55: Nämlich was genau gehört zu dieser Aufgabe was genau muss gemacht werden.

00:12:03: Also das eine geht einmal um das Thema quasi Ressourcen auch was braucht vielleicht die Mitarbeiterin der Mitarbeiter dazu das können sein.

00:12:10: Unterlagen Informationen Zeit Material Unterstützung von anderen was genau muss gemacht werden.

00:12:19: Muss was aufgeschrieben werden aufgemalt werden muss was gezählt werden muss was verglichen werden müssen Mitarbeiter befragt werden wer soll es tun.

00:12:27: Wer ist eine geeignete Person dafür.

00:12:30: Auch das solltest du dir überlegen dafür musst du deine Mitarbeiterin Mitarbeiter kennen und es muss nicht immer nur dieselbe Person sein wenn es immer nur dieselbe Person ist dann ist das eine Person die zufälligerweise vielleicht schon auf Level 2 oder 3 ist und einfach bestimmte Tasks schon kann.

00:12:45: Aber nicht unbedingt dass das Ergebnis ist von deinem Training was du machst das heißt also im Prinzip sollte jede Mitarbeiterin jeder Mitarbeiter irgendwann in der Lage sein bestimmte delegations Aufgaben zu übernehmen.

00:12:57: Labortechniker muss nicht unbedingt die Abrechnung können die abrechnungs Dame muss nicht unbedingt die Steri Inventur können und so weiter und so fort also die richtige Person wer soll es tun.

00:13:08: Wann soll die Person beginnen wichtig wann geht es los ab wann läuft die Zeit das natürlich erst wenn du genau weißt.

00:13:17: Die Person versteht zumindest die ersten Schritte was zu tun ist bis zur ersten Wiedervorlage.

00:13:24: Bis wann soll daran gearbeitet werden dass auch eine der Aller häufigsten Fehler das gesagt wird machen wir das fertig und die Person hat keine Ahnung wie wichtig das ist

00:13:32: manche machen es dann sofort oder sag mal ja warum hast du das andere jetzt nicht gemacht ja ich dachte das soll zuerst gemacht werden okay hätte mal schlecht sich absprechen sollen oder es wird so lange aufgeschoben dass man die Woche später fällt dann wird sie Hey die eine Mitarbeiterin solche doch dies und das machen

00:13:46: warum hat sie mir das nicht immer noch nicht vorgelegt ja warum nicht weil die kein Mensch gesagt hat bis dann das fertig werden soll und sie hat Zeit gedacht alles andere ist wichtiger.

00:13:54: Weil es nicht genau besprochen gewesen ist wie sieht eine erfolgreiche Umsetzung aus also wie sollte das ganze idealerweise ablaufen.

00:14:04: Und dazu gehören auch so strukturelle Punkte mit wiedervorlegen kurz absprechen Feedback einholen und so weiter aber auch dann letzten Endes was soll das konkrete Ergebnis tatsächlich sein.

00:14:17: Was soll dabei rauskommen eine bestimmte Liste ein Umfrageergebnis ein Produkt wie eine Zahnspange.

00:14:27: Eine höhere Geschwindigkeit beim Bogen wechseln.

00:14:31: Ein verständliches Video zur Einarbeitung von neuen Mitarbeitern Mitarbeitern das könnte ein Ergebnis sein wie kann das Ergebnis überprüft werden.

00:14:40: Super super wichtig das ist quasi objektive Kriterien auch gibt ob das jetzt qualitative oder quantitative sind um festzustellen war das so okay.

00:14:53: Ist es richtig gemacht worden dann ist es absolut notwendig sowohl das positive wie auch das Negative Feedback zu geben.

00:15:01: Und das ist auch noch mal ein Geheimnis warum es mit der Delegation zu schlecht klappt das meistens nur das Negative mitgeteilt wird nee so nicht jetzt noch mal so und so das nachjustieren was er wichtig ist.

00:15:13: Kommt viel häufiger vor es muss auch am Ende einmal ein Haken dran gemacht werden können ja wohl fertig so habe ich es mir vorgestellt so ist es geworden gut gemacht.

00:15:23: Weiter so beim nächsten Mal gehen wir genauso vor wenn du wieder diese Aufgabe bekommst eine Bestätigung dass es so unheimlich wichtig

00:15:31: und ja es klingt jetzt politisch incorrect wenn ich jetzt vielleicht sage wie lernt das Hündchen füldchen geben bestimmt nicht dadurch dass es jedesmal angeschnauzt wird

00:15:41: sondern wenn es etwas richtig gemacht hat und sei es noch so kleinschrittig gibt es einen Lob gibt es ein Zückerchen ein Leckerli und dann wird diese Methode immer weiter habitualisiert.

00:15:52: Und dann wie kann sie auch umgesetzt werden also das war heute einmal der Hinweis warum klappt es meistens nicht

00:15:59: im Bereich der Delegation schlicht und einfach aus dem Grund weil die erste Stufe gar nicht erreicht wird

00:16:06: das alleine schon der Auftragslage geben wird Fristen geben werden

00:16:11: die Ressourcen zur Verfügung gestellt werden und sich vernünftig abgesprochen wird das Haus von mir heute wieder Familien aus oder Nichts Podcast mit mir Doktor Martin Baxmann ich hoffe du hast ein 235 oder vielleicht auch eine halbe Idee mit bekommen die du umsetzen kannst die du jetzt direkt anwenden wirst also gehe jetzt hin bis morgen sprich mit der nächsten Mitarbeiterin erklär ihr genau was ihre Aufgabe ist in kleinen Schritten

00:16:36: kontrolliere es kleinschrittig nach lass die Zwischenergebnisse geben

00:16:41: Und justiere nach lobe für das was gut gemacht worden ist gibt Hinweise in einer positiven Sprache,

00:16:48: damit meine ich nicht gepökelt weichgespült sondern positiv im Sinne von positive aktiver Handlungsanweisung mach es jetzt bitte so.

00:16:58: Damit wir das und das Ergebnis bekommen und so wirst du dann auch tatsächlich mit der Delegation klarkommen bis dahin schönen Tag noch

00:17:06: Ciao du begrüßt denke danke Batman Jogginghose

00:17:12: in Ottmaring Stressmanagement

00:17:24: Wilhelm YouTube.

00:17:26: Ich habe ihm gerade schon JVM Praktikerin für Mädchen Bundesbank erst Mittelschule white grape Interview.

00:17:34: Interfriendship.

00:17:46: Music.