00:00:00: Hallo liebe Leute heute möchte ich mit euch darüber sprechen wie ihr euer Qualitätsmanagement und eure Arbeitsanweisungen besser und einfacher dokumentieren könnt

00:00:12: wie er schnell und einfach Veränderungen ein Arbeitsabläufen.

00:00:17: Festhalten könnt und die auch für eure Mitarbeiter zeitgemäß und einfach abrufen könnt also

00:00:25: hört einfach rein,

00:00:43: SimCity you won't get this is the Batman is going on.

00:00:51: Music.

00:00:59: Als ich vor knapp 15 Jahren angefangen habe mit dem Qualitätsmanagement habe ich mir gedacht Mensch mach's gleich richtig,

00:01:06: es gibt ISO-Norm dafür orientiere dich daran lass dich zertifizieren das auch noch mal richtig cool auf dem Praxisschild und mach's einfach richtig und geb dir richtig viel Mühe.

00:01:18: Die Arbeit mit dieser ISO-Norm hat sich dann auch schon als echte Herausforderung dargestellt dass es nicht einfach.

00:01:24: So dass ich da gedacht habe okay warum nicht outsourcen vielleicht auch eine gute Idee hat mir eine Firma gesuchte Agentur die uns unterstützt hat bei der Erstellung dieses Handbuches.

00:01:36: Das Handbuch das war ein riesen Papier wo ist ein unfassbar.

00:01:43: Unnützes Standardwerk das anwendbar sein sollte für

00:01:47: alle Branche negal was vom DAX-Konzern bis zur kieferorthopädischen Praxis damals hat mir noch einen Standort 4 Mitarbeiter und dann hatten wir ein.

00:01:59: Etwa 500 seitiges Qualitätsmanagementhandbuch.

00:02:04: Dieser Versuch ist einfach zumachen hat im Prinzip fast das Thema QM bei uns im Keim erstickt.

00:02:12: Dann kein Mensch hat sich ran getraut an dieses unfassbare Papierwerk wo man einfach auch nicht vernünftig finden konnte wo eine Terminologie verwendet wurde die von niemanden verstanden wurde schon gar nicht von den Assistenten,

00:02:27: weil es einfach vollkommen überzogen alles dargestellt war.

00:02:32: Wir sind den harten Weg gegangen haben mit einem riesen unnützen Papierberg angefangen haben den dann nach und nach immer weiter eliminiert eliminiert.

00:02:42: Eliminiert gekühlt und so weiter bis wir tatsächlich irgendwann in der Realität angekommen sind und tatsächlich das abgebildet haben was unsere Praxis und unsere Abläufe unser Team überhaupt ausmacht.

00:02:56: Ich kann euch sagen das hat damals ungefähr zwei Jahre gedauert bis wir das geschafft haben und eine wahnsinnig unermüdliche Mitarbeiterin die sich als Qualitätsmanagementbeauftragte damit intensiv auseinandergesetzt hat.

00:03:07: Natürlich musste ich mich als Chef genauso einen bringen und das war schon lästig,

00:03:12: denn eigentlich wollte man ja eine einfachere Arbeit haben und nicht eine kompliziertere aber so kann es manchmal gehen aber das Gute ist daraus haben wir viel gelernt und das etwas woraus sie auch lernen könnt denn die Arbeitsanweisung die sollten aus dem Alltag heraus entstehen.

00:03:27: Heute möchte ich halt darüber sprechen wie kann man die ganz einfach dokumentieren wie geht es am besten wie setzt man sie um,

00:03:33: und wir sind nach und nach dazu gekommen immer mehr unser Handy zu verwenden für die Veränderung bei Arbeitsabläufen oder zur Dokumentation,

00:03:43: und das einfachste ist ein video aufzunehmen.

00:03:46: Ein Video von bestimmten Prozessen Abläufen und so weiter aufzunehmen einfach mit dem Handy und das dann kurz zu schneiden und das zu verwenden als

00:03:56: Arbeitsanweisung ihr kennt meinen YouTube-Kanal wo ihr unzählige biege Videos und sonstige Dinge

00:04:02: auch euch anschauen könnt oder wie man eine Zahnspange einsetzt ausnehmen mini Implantat einsetzt alle möglichen Tipps und Tricks wenn es noch nicht kennt schaut einfach mal nach lean orthodontics der Jugend,

00:04:14: Kanal von mir dr Martin Baxmann wenn ihn schon abonniert hat okay dann wisst ihr wovon ich rede.

00:04:20: Auf jeden Fall das ist entstanden auch aus unserer Technik Videos aufzunehmen für Arbeitsabläufe.

00:04:28: Denn was ihr jetzt aus meinem YouTube-Kanal auch übernehmen können z.b. als biege Hinweis oder auch wie bereite ich als Multiband einsetzen oder das indirekte kleben vor,

00:04:38: könnte so eins zu eins für eure Praxis verwenden und eure Mitarbeiter schulen aber ihr könnt es natürlich dann auch selbst bei euch aufnehmen und selbst.

00:04:47: Als teepunkt nicht direkt damit an ein vollwertiges Youtube-Video,

00:04:52: quasi selbst aufnehmen zu wollen macht keine 15-20 30-minütigen Aufnahmen sondern konzentriert euch auf viele kleine Einzelschritte macht ein minütige Videos und schon ist es.

00:05:05: Das hilft auch total wenn ihr einmal eine Veränderung an einem bestehenden Arbeitsablauf durchführen wollt.

00:05:12: Lasst eure Mitarbeiter einfach diese Veränderung kurz mit dem eigenen Handy wir haben jetzt arbeitshandys ich weiß nicht wie das bei euch ist,

00:05:19: kannst empfehlen gibt viele Vorteile aber das besprechen wir dann mal Stelle,

00:05:23: also die nehmen ja Arbeitshandy nehmen damit kurz eben auch was die machen sprechen dazu was sie verändert haben und warum wo sie die Vorteile sehen so haben wir eine super einfache schnelle Dokumente.

00:05:35: Gleichzeitig nimmt das auch die Angst weiter sprechende Videos aufzunehmen das ist total hilfreich damit schnell einmal zu dokumentieren.

00:05:44: Ihr könnt auch eine Transkription dann von dem Video dann natürlich vornehmen spricht das in Text umsetzen das ist auch ganz einfach und funktioniert wirklich schnell.

00:05:54: Das ist auch noch mal ein zweiter Tipp dazu wenn so etwas aufgenommen wird

00:05:59: manche Mitarbeiter lieben Sprachnachrichten das ist etwas was ich überhaupt nicht liebe manche Kunden schicken wir auch gerne fürs Labor ach Nachrichten oder Kursteilnehmer wenig total ab kann ich jetzt schon mal hier sagen also wenn die mir meine nachricht schreiben wollten bitte keine Sprachnachricht

00:06:14: es gibt eine super Funktion auf dem Handy dass ihr euren Text einsprechen und das sofort in schriftlichen Text,

00:06:21: ausgegeben wird dass es auch sehr präzise muss man einmal kurz editieren dauert ein paar Sekunden und dann ist schon fertig.

00:06:27: Warum hat das auch ein Vorteil weil dann kann man sie jederzeit sich einmal anschauen,

00:06:32: man muss nicht hören denn ich mache es auch schon mal ganz gerne wenn ich in der Besprechung bin und es werden gerade Dinge erklärt die für mich nicht so relevant sind dann schaue ich mir schnell eine nachricht an oder machen Mentoring falls ihr das noch nicht kennt kann dir auch meine Webseite gucken.

00:06:46: Und bearbeitet dass das natürlich schwierig wenn ich dazu tun brauche entweder störe ich dann die anderen mit dem Ton,

00:06:53: oder aber jeder kann es mithören finde ich auch nicht so günstig wenn man in öffentlichen Verkehrsmitteln oder so das macht oder aber ich muss mein Kopfhörer aufsetzen es auch ein bisschen komisch,

00:07:01: ich bin gerade irgendwo beim Vortrag und der ist gerade langweilig ich beschäftige mich mal im Handy und dann setze ich erstmal meinen Kopfhörer auf.

00:07:08: Ja wenn ich dann ja Referent wäre ich wäre dann ja etwas irritiert um es so vorsichtig auszudrücken.

00:07:17: Also ganz kurz zusammengefasst noch mal nutzt euer Handy alle eure Mitarbeiter die sind mit Handys aufgewachsen das heißt also auch wenn ihr Jahrgang 40 seid Jahrgang 50.

00:07:28: Oder 70 80 90 jeder benutzt heute ein Handy vor allem aber eure Mitarbeiter lasse die auch vernünftig nutzen.

00:07:36: Lass sie sie so nutzen wie sie sonst auch nutzen Sie die sagen und auch mal aber wie sollen wir denn video machen und sonst irgendwas und Fotodokumentation oder so ist ja alles so schwierig nö.

00:07:47: Die Posten alle auf Instagram Facebook tiktok sonst irgendwo snapchat.

00:07:51: Alle Profis in der Videoaufnahme und wenn sie selber von sich ein Video posten oder ein Foto oder irgendein anderen Post machen der wird dann auch 10 mal editiert,

00:08:03: mit allen möglichen fehlt an diesem und jenem die achten also schon alle sehr genau darauf dass das eine gute Qualität hat und das kann man ganz einfach für die Arbeit auch übertragen und und dort verwenden,

00:08:14: da muss ich nur klarmachen das ist genau das gleiche.

00:08:17: Du willst hier was darstellen was für alle deine Mitarbeiter und Kollegen Sinn macht was für die hilfreich ist das sind ganz normaler Post wie sonst irgendwo auch und.

00:08:28: Genauso funktioniert dann im Prinzip auch mit der Anerkennung wenn das ein guter Vorschlag ist für die Arbeitsanweisung ist Änderung z.b. dann bekommst du halt likes.

00:08:36: Penny kein like bekommst ok dann findest du die Idee vielleicht gut aber halt niemand anders wenn du ganz viele Likes aus dem Team bekommst okay dann setzen wir das auch um das heißt jeder scheint es förderlich zu finden was du dir da ausgedacht hast.

00:08:49: Also kurz zusammengefasst euer Qualitätsmanagementhandbuch,

00:08:53: muss nicht zwingend ein Handbuch sein es muss was echt gelebtes sein und da helfen absolut Videodokumentation oder,

00:09:02: Aussprache nachrichten generierte Texte die dann umgesetzt werden können oder zumindest erstmal dem Team vorgelegt werden können zu Entscheidung darüber,

00:09:12: Entscheidung könnt ihr machen wie bei Social Media einfach einmal liken lassen und Kommentare dazu ermöglichen in einem.

00:09:21: System was ihr irgendwo integriert.

00:09:24: Und schon habt ihr eine Entscheidung und einen verbesserten Arbeitsablauf also probiert es mal aus bei uns läuft das super ich kann es wirklich empfehlen.

00:09:33: Das war für heute der Podcast zum Thema wie kann ich mein Qualitätsmanagement etwas einfacher gestalten wie kann ich das Handy dafür nutzen ja lasst einen Daumen hoch hier nach Portal wo ihr gerade seid oder gib mir fünf Sterne auf dem Apple Podcast,

00:09:47: abonniert auf jeden Fall diesen Podcaster kommen immer wieder interessante Dinge guckt auch gerne bei YouTube vorbei und.

00:09:55: Ja ich hoffe ihr habt Spaß damit bis zum nächsten Mal.

00:09:58: Music.

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