00:00:00: Liebe Leute hier ist wieder der Lean orthodontics Podcast der Kieferorthopädie Podcast Nummer eins mit mir dr Martin Buck.

00:00:08: Und wenn du möchtest dass in deiner Praxis wirklich ins Detail genau das abläuft was du dir vorgestellt hast.

00:00:15: Hast du auch irgendwann schon einmal vorgegeben hast dann hör dir diesen Podcast an da findest du einige Tipps wie du das auch umsetzt.

00:00:24: Fürstenberg bandolino the next Supreme everything you even.

00:00:31: Music.

00:00:40: Sieht man bring that thing you can one part can this darkness konosuba.

00:00:49: Music.

00:00:56: Ich habe mich letztens in einem Kollegen unterhalten und der hatte das Problem gehabt

00:01:01: dass Mitarbeiter abgewandert sind von ihm das ist einfach Moment sehr schwierig ist neue Mitarbeiter für ihn zu finden

00:01:07: andererseits sagt ja auch ach ich habe meinen Rumpfteam mit dem kann ich arbeiten wenn nur die Mitarbeiter wenn die einfach ein bisschen mehr auch können würden.

00:01:16: Der sagte mir Martin du sagst immer die können du kannst delegieren dies machen und das machen aber das funktioniert bei denen nicht assistieren ja anreichen ja aber selbst irgendwas umfangreicheres machen das können sie nicht.

00:01:30: Oder frag ich mich jetzt persönlich direkt was tust du denn lieber Kollege,

00:01:36: liebe Kollegin dafür dass deine Mitarbeiterin das können was du möchtest dass sie es können.

00:01:43: Oft wird vorausgesetzt dass die Mitarbeiterin einfach vom abgucken irgendwas lernen,

00:01:49: und das dann auch machen können dass die nicht nur Abdrücke machen können dann wird sich vielleicht in die Schiene einsetzen können Gesichtsbogen anlegen was sie vorher vielleicht noch nie gemacht haben zentrikregistrat nehmen.

00:02:00: Oder viele viele andere Dinge sollten sie plötzlich können aber es hat ihn jemand gezeigt.

00:02:06: Keiner hat gesagt wie geht das genau im Detail hat eine konkrete Handlungsanweisung gegeben hat sich Zeit genommen das auch einmal einzuüben

00:02:15: wenn dann müssen sie es dann direkt selbstständig machen ohne Kontrolle ohne dass jemand dabei ist frei nach dem Motto so jetzt mach mal und vielleicht gibt es dann noch nicht mal eine Qualitätskontrolle mit Verstärkung

00:02:27: das haben wir auch im Bereich habit schon mal besprochen wenn es gut läuft sollten wir auf jeden Fall das Lob aussprechen und wir sollten auch auf jeden Fall immer ein Feedback geben,

00:02:37: wenn es dann mal nicht so gut funktioniert hat sollten wir zumindest auch eine klare Analyse geben was hat jetzt genau nicht funktioniert.

00:02:45: Dann den mitarbeiter die Mitarbeiterin neu ausrichten damit sie auch weiß was kann sie beim nächsten Mal besser machen.

00:02:53: Also diese typischen Dinge wie das war wohl nichts muss ich wieder doch alles selbst machen dass es absolut tödlich für jede Entwicklung.

00:03:01: In der Praxis und bei den Mitarbeiterinnen und den mitarbeiter und trotzdem sehe ich das immer wieder dabei hilft dann auch weiterhin dass man vielleicht sich die Zeit nimmt

00:03:10: das habe ich auch schon mal aber anderen Podcast angesprochen dass man Videos aufnimmt von den Tätigkeiten wie sie tatsächlich durchgeführt werden.

00:03:18: Das hilft nämlich auch noch mal ganz klar dabei dass man eine externe lernquelle hat.

00:03:23: Mit der man sich dann fortbilden kann einfach 56 minütige Videos manchmal auch nur eine Minute reicht vollkommen aus um einen bestimmten Ablauf ganz klar

00:03:34: zu strukturieren was für einem weiteren auch unbedingt wichtig ist wenn wir dann die Arbeitsanweisung gegeben haben dann läuft es meistens sogar dann ganz von alleine plötzlich

00:03:44: können die Mitarbeiterin das auch was sie tun sollen und es ist auch schön wir freuen uns.

00:03:48: Und dann läuft es immer weiter immer weiter dann kommt eine neue Mitarbeiterin die wird auch direkt einfach so ins Team reingeworfen und irgendwann merken wir plötzlichen.

00:03:58: Die Arbeitsdurchführung und die Art wie wir es machen ist aber nicht mehr genau so dass wir es schon einmal gewesen ist.

00:04:05: Und das ist ein ganz ganz wichtiger zentraler. Auch bei der Einteilung der Mitarbeiterin bei der Aufgabenverteilung dass wir als Chef auf jeden Fall immer mal wieder auch direkt an der Front sind,

00:04:17: direkt dabei wenn Tätigkeiten durchgeführt werden und da gilt es wirklich auch ganz konkret um die Dinge,

00:04:25: die vielleicht gar nicht unbedingt in erster Linie wertschöpfend sind.

00:04:29: Sondern die einfach zu den Standardaufgaben gehören das nennt sich im Lean Management Gemba walk das heißt man geht wirklich dort an den Ort des Geschehens dort.

00:04:39: Wo alles passiert

00:04:40: und ist dabei schaut es sich an macht es vielleicht sogar einmal selbst wenn die Mitarbeiterin sagen mit dem Abdruckmaterial das ist schwierig oder vielleicht stellst du fest die Abdrücke werden einfach nicht sauber geführt

00:04:52: dann mach es einfach einmal selbst vielleicht ist das Problem nicht die Mitarbeiterin vielleicht ist das Problem das Material oder andere Faktoren und wenn es das nicht ist weißt du

00:05:02: vielleicht liegt es doch an der Mitarbeiterin und dann muss diese Mitarbeiterin einfach geschult werden und auch andere Dinge wie wird denn tatsächlich ein Tray vorbereitet bei euch.

00:05:12: Wie werden die Hygienemaßnahmen eingehalten.

00:05:15: Werden die trace mit Händen ohne Handschuhen bestückt möglicherweise das ist jetzt vielleicht wo man sagt das ist was ganz banales aber kann gut sein,

00:05:23: oder was man jetzt überall jetzt zur Corona Zeit feststellen kann man läuft ja in jedes Restaurant überall wird alles plötzlich desinfiziert was vorher so nicht der Fall war und da sieht man auch die Kellner kennen alle keine,

00:05:35: prüf Wischdesinfektion sie sprühen Welt mit der Flasche Rum und dann wird irgendein Lappen genommen damit sauber gemacht am besten der der wahrscheinlich den ganzen Tag schon benutzt wurde.

00:05:45: Okay das war jetzt meine provokative Einwand hier in dem Bereich.

00:05:49: Aber wir kennen das auch alle dass wenn jemand neu in die Praxis kommt noch nicht eingearbeitet ist da wird gesprüht mit den Sprühflaschen alles voll überall ärosol mit dem Desinfektionsmittel wird eingeatmet kommt auf die Haut überall hin.

00:06:02: Und das ist natürlich schädlich insbesondere wenn man diesen Beruf länger machen will aber das gibt so viele Wirklichkeiten auch.

00:06:10: Ihr merkt halt nicht ihr könnt die Bögen nicht herausnehmen weil es immer wieder hinten klemmt und das liegt vielleicht daran dass die Mitarbeiterin die die Bögen mit dem distal end Cutter nach dem Einsetzen gekürzt hat jedes Mal das Bogenende beim Kacken verbiegt.

00:06:24: Und auch dort kann es wieder mehrere Gründe geben warum das so ist.

00:06:27: Entweder macht sie es nicht fachgerecht das ist eine Möglichkeit dann muss sie wiederum geschult werden oder aber vielleicht ist er distal end Cutter stumpf.

00:06:37: Und sie müht sich jedesmal ab und kann ihn nicht durchschneiden und dabei verbiegt sich dann das Ende und so kommt dann eins zum anderen dann ist es dann plötzlich viel viel schwieriger den Bogen dann hinterher wieder herauszunehmen und das ist natürlich sehr ungünstig.

00:06:51: Und es ist auch im Verwaltungsbereich genauso die E-Mails werden nicht bearbeitet oder Patienten die angerufen haben auf den Anrufbeantworter gesprochen haben werden vielleicht nicht zurückgerufen setzt euch einfach mal mit dazu schaut euch an,

00:07:05: hört euch an seht euch an was dort passiert wie genau die Arbeitsabläufe sind und greift dann helfend ein

00:07:13: heißt aber auch ganz konkret dass ihr euch dann auch wirklich einmal in diese Lage hineinversetzen solltet dann lernt ihr aber auch verstehen welche Probleme haben die Mitarbeiter in den entsprechenden Arbeitsbereichen

00:07:26: wo sind die Schwierigkeiten.

00:07:28: Wo kann man schulungs technisch Nacharbeiten wo kann man aber auch von den Ressourcen von den räumlichen Gegebenheiten von den Materialien die verwendet werden wo kann man überall nacharbeiten und wo sind da tatsächlich überhaupt die Probleme.

00:07:43: Baumschulen gerade auch im Rezeptionsbereich und im Empfangsbereich beim telefonieren aber auch beim Sprechen mit Patienten hat sich ganz klar das Rollenspiel auch bewährt.

00:07:55: Das etwas was natürlich nicht immer alle so gerne machen in bei der Fortbildung intern oder so aber da muss man hin führen

00:08:02: das wirklich untereinander mit verschiedenen Teammitgliedern auch verschiedene Rollen einmal eingenommen werden Patienten die sich.

00:08:11: Schwierig einstellen bei der Terminvergabe die sich schwierig einstellen bei der Abgabe von Unterlagen die 100 Fragen haben beim Ausfüllen des Anamnesebogen.

00:08:21: Oder aber auch den man vielleicht etwas anbieten möchte eine höherwertige reketat oder eine super elastische Bögen oder was auch immer

00:08:32: eine professionelle Zahnreinigung da sollte man tatsächlich mal konkret üben das zu besprechen.

00:08:39: Und dort gibt es auch wieder viele Möglichkeiten wie man das verbessern kann

00:08:43: indem wir auch wieder Standardsituationen erzeugen und diese Standardsituationen genau die üben wir dann auch in so einem Rollenspiel.

00:08:52: Wer ist dann noch weiter verbessern will

00:08:54: der nimmt das dann auch noch dieses Rollenspiel auf mit Video zur dass ich die Mitarbeiter selbst sehen können wie sie diese Gespräche führen das führt oft zu einem,

00:09:03: großen Aha-Erlebnis dass man dann sieht Mensch ich dachte ich verhalte mich so und so

00:09:08: und plötzlich sehe ich ich stehe da ganz krumm ich gucke da von unten nach oben die Patienten an ganz schüchtern und und devot quasi dass da kein wirklich überzeugendes Angebot Gespräch dann dabei rauskommt

00:09:21: kann man sich ganz gut vorstellen also nutzt unbedingt diese Rollenspiele das ist ein ganz ganz wichtiger. Und was ich auch auf jeden Fall bewertet,

00:09:29: ist regelmäßig Testate von allen Mitarbeitern zu bestimmten Themenbereichen einzufordern das erhöht einmal die Wertigkeit auch dessen.

00:09:38: Was sie als Struktur vorgeht weil ihr stellt sicher ihr überprüft es

00:09:43: skizziert in regelmäßigen Abständen und das nicht nur für neue Mitarbeiter oder Auszubildende sondern auch für welche die schon seit Jahren bei euch arbeiten damit sich nicht plötzlich irgendetwas einschleicht was vorher gar nicht da gewesen ist und was auch nicht da sein sollte.

00:10:00: So habt ihr immer den Blick genau darauf was passiert bei euch wie passiert es wer macht was wer macht was warum.

00:10:10: Wer hält sich genau an die Anweisungen wer bringt sich ein

00:10:14: innovative neue Lösung von Mitarbeitern sind immer herzlich willkommen aber sie sollten nicht einfach still und heimlich neu eingeführt werden ohne dass es jemand weiß sondern

00:10:26: sie sollten vorgebracht werden auf einem Meeting dann werden sie diskutiert

00:10:30: dann wird darüber entschieden ob sie durchgeführt werden dann wird eine Testphase durchgeführt und das ganze auf Wiedervorlage gelegt und erst dann wird entschieden

00:10:41: hat das was gebracht war das eine gute Idee oder war das keine gute Idee.

00:10:46: Manchmal geht ihr auch Dinge einfach als Chef vor oder als leitende Angestellte weil ihr etwas so am besten könnt es kann aber durchaus sein dass alle anderen es genau eben nicht so können sondern alle anderen auf eine andere Weise.

00:11:00: Dann ist die Frage müssen wir jetzt alle mühevoll immer wieder Schuhen dass sie es ganz genau so machen mit dem gleichen Material wie ich oder kann ich vielleicht auch mal einen Schritt zurückgehen und sagen hey

00:11:12: wenn ihr das alle mit diesem anderen Material auf diese andere Art und Weise so viel besser macht es euch leichter fällt.

00:11:20: Die Ergebnisse besser werden es euch mehr Spaß macht.

00:11:23: Ja dann machen wir das jetzt so wie das für euch am besten ist denn ich als Chef z.b. führe diese Tätigkeit ja vielleicht gar nicht selbst durch

00:11:33: und da sollten wir wirklich vor Ort dabei sein und das soll mal ganz klar zu sagen dass es dieser sogenannte gemba-walk ein cooles Tool was man sich wirklich vor Augen führen sollte man geht wirklich dahin schaut sich einmal.

00:11:47: Alle Arbeitsabläufe nacheinander an verschiedenen Tagen muss nicht auf einmal sein wirklich im Detail ein und auch Dinge mit denen man sich sonst nicht beschäftigt.

00:11:58: Basti praxisreinigung soll ich sonst irgendwas ihr wundert euch warum du immer irgend Problem auftritt und dann merkt ihr plötzlich da ist es.

00:12:07: Da müssen wir rangehen hier einmal kurz an einer Stellschraube arbeiten und schon läuft's richtig rund,

00:12:14: also seid euch nicht zu schade auch wirklich überall hinzugehen letzter Tipp dazu der da auch helfen kann gerade im Bereich Verwaltung Rezeption Telefon Tätigkeit E-Mail Tätigkeit.

00:12:29: Das ist das Thema verdeckte Anrufe verdeckte E-Mails.

00:12:34: Hört sich jetzt nach dem gemeinen Trick an aber nichtsdestotrotz wenn ihr einmal mit unterdrückter Rufnummer Anrufe euch in der Praxis.

00:12:42: Und stellt mal fest was passiert da so wie melden sich die Mitarbeiter wie gehen die ans Telefon wie oft klingelt es bis ich dran komme ruhig einfach mehrfach mal ausprobieren oder schreibt mal eine E-Mail mit einem anderen,

00:12:57: Namen quasi auch von einem anderen Account auch das ist durchaus möglich dass ihr mal seht wie es denn so der tatsächliche Ablauf,

00:13:05: was passiert da denn so wie wird mit euch umgegangen wenn ihr bestimmte Fragen stellt.

00:13:09: Das kann sehr sehr hilfreich sein und wenn ihr euch als Chef an die Rezeption stellt und sagt komm sag mal wie macht ihr das so dann ist die Wahrscheinlichkeit sehr groß dass das was ihr hören wollt auch gesagt wird ob das im Alltag.

00:13:22: Wenn gerade Stress ist mitten im größten Ansturm von Patienten auch genauso umgesetzt wird.

00:13:29: Das sollte dir auch herausfinden dass es mein Tipp.

00:13:33: Also wenn ihr wirklich wissen wollt was genau bei euch in der Praxis auch in den geheimsten Ecken und Nischen stattfindet

00:13:40: dann geht genau dorthin mach den gemba-walk lauf da herum schaut es euch an Macht Videos von den Behandlungen dir durchführt

00:13:50: mit Testate ein dass dort geprüft und dokumentiert wird sauber was konkret gemacht wird und so

00:13:57: seid ihr immer auf dem neuesten Stand was bei euch so los ist ja ich hoffe dieser Podcast bringt euch was ihr könnt es umsetzen bei euch in der Ordi.

00:14:07: Und in der Praxis,

00:14:08: und bleib mir treu gib mir 5 Sterne abonniert den Podcast ich kann es nur wieder sagen in so kurzer Zeit.

00:14:17: Jetzt schon über 1000 Abonnenten dass es richtig toll anscheinend ist es ein Thema was für viele spannend ist also sagtest gerne weiter das noch weitere davon profitieren können gibt's nicht nur

00:14:29: dort wo du es jetzt hörst sondern den Podcast gibt es auf allen Plattform Spotify Apple Podcast Google Podcast.

00:14:36: Hört er gerne mal rein und vor allem schaut bitte gerne auch auf meine Internetseite www.my ortholab. De.

00:14:45: Viele spannende Sachen auch in shoppe die euch anschauen könnt sei es einmal.

00:14:49: Planungshilfen oder wir geben Unterstützung bei der Invisalign Planung clincheck Service z.b. auch natürlich Apparaturen genauso liegen so wie wir da mit Arbeit.

00:15:01: Das ist etwas was euch vielleicht auch weiterhilft oder die Lienz F Analyse könnt ihr euch einfach runterladen als Patch für Euronics wenn ihr das benutzt und schon habt ihr eine ganz rasant schnelle Wien

00:15:14: Pfiff Analyse wenn es dann mal live sehen wollt was bei uns so los ist dann

00:15:18: schaut auch gerne im Bereich der Seminare nach und bucht einen in Office Kurs da könnt ihr mit eurem ganzen Team zu uns kommen,

00:15:27: können von 2 bis 5 Tagen überall mit hin überall dabei sein euch alles anschauen und das ist immer eine ganz ganz super spannende Sache also ich freue mich wenn du nächstes Mal wieder mit dabei bist.

00:15:38: Das war es wieder Familien orthodontics Podcast ich bin euer dr Martin Baxmann und es war wie immer schön mit dir.

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