00:00:00: Hallo liebe leute wenn du deine Kieferorthopädie auf Autopilot bringen willst dann bist du beim Lenaus odontik Podcast von mir Doktor Martin Baxmann goldrichtig wir haben bereits über das Thema delegieren gesprochen die 8 Stufen der Delegation wenn du das noch nicht gehört hast den Podcast delegieren aber richtig

00:00:18: dann mach es jetzt zuerst es lohnt sich erst Stufe 1 dann Stufe 2 denn jetzt kommt der fortgeschrittenen Teil das ist der Goldstandard

00:00:27: hörst dir an bis gleich

00:00:37: oder gar nix and practice Management Trachtenberg System

00:00:45: let it be you won't get this is the Batman is going to the next.

00:00:54: Music.

00:01:01: Egal ob du chef bist oder ob du Mitarbeiter oder Mitarbeiterin bist wenn du dich selbst entfalten willst,

00:01:07: und nicht auf deine Stärken konzentrieren möchtest dann bleibt es nicht aus dass du Aufgaben delegierst.

00:01:14: Das ist eine Selbstverständlichkeit trotzdem obwohl es so notwendig es im täglichen Alltag und bei so vielen verschiedenen Aufgaben sieht man immer wieder dass jeder dann doch sagt ich machs lieber selbst geht schneller geht besser und.

00:01:28: So weiter und so fort und das ist eigentlich eine Form des prokrastinieren Stan wir schieben einfach auf dass wir eine Aufgabe,

00:01:36: wirklich so vermitteln sollten dass sie auch von jemand anderem ausgeführt werden muss das heißt wir müssen einmal offen sein unser Wissen zu teilen damit die andere Person auch tatsächlich.

00:01:47: Überhaupt erst einmal in der Lage ist diese Aufgabe durchzuführen,

00:01:51: wir müssen loslassen können und Vertrauen haben dass die andere Person ist dann auch übernehmen kann dass das Ergebnis auch so wird wie wir uns das vorstellen und das liegt tatsächlich nicht nur in der Person an die wir delegiert haben.

00:02:05: Sondern das liegt vielmehr daran wie wir etwas delegieren.

00:02:10: Und diese Folge heute beschäftigt sich einmal mit den 5 leveln und einem Bonuslevel zum delegieren die nacheinander durchschritten werden müssen.

00:02:20: Diese Level sind wichtig für beide Seiten der Delegation sowohl für denjenigen der die Aufgabe delegiert

00:02:27: als auch für denjenigen oder diejenige natürlich auch die die Aufgabe annimmt und letztenendes dann durchführen soll

00:02:34: oder möchte hält man diese Strukturen nicht ein kommt es zu leicht zu dem Problem dass die Aufgaben nicht vollständig erfüllt wurden

00:02:42: falsch durchgeführt wurden in das man in dem Bereich des Mikromanagement kommt dass man wirklich andauernd pausenlos etwas nachkontrollieren muss.

00:02:52: Immer wieder nachfragt ist schon erledigt bist du schon fertig dann meld wann machst du es denn undsoweiterundsofort das ist etwas was furchtbar lähmend ist in einem.

00:03:02: Organisierten Alltag wo doch alles wie es immer wieder sage auf Autopilot laufen soll.

00:03:09: Diese Level werde ich einmal benennen nach einer Handlungsanweisung die derjenige der delegiert an die Person gibt die sie durchführen soll.

00:03:19: Level 1 führe nach Vorgabe aus das mag im ersten Moment banal erscheinen aber genau das ist der Punkt.

00:03:29: Wir als derjenige der delegiert.

00:03:32: Müssen dafür sorgen dass alle Informationen die komplette klare Struktur alle dazugehörigen Handlungsanweisung der Person die die Aufgabe durchführen soll bekannt sind.

00:03:44: Gleichzeitig sollte die Person die die delegations Aufgabe übernimmt.

00:03:48: Auch dafür sorgen dass sie alle diese Teilschritte verstanden hat und gegebenenfalls nachfragen Feedback ist hier auch wieder etwas ganz Entscheidendes für beide Personen nämlich einmal Feedback

00:04:01: von der Person die die Aufgabe bekommen hat,

00:04:04: ich habe sie verstanden ich gehe so vor dass und das sind meine Richtlinien das sind meine Handlungsanweisung ja ich habe sie verstanden.

00:04:15: Dann kann derjenige der delegiert noch entsprechen nachgehen und sagen ja genau so ist es richtig das sind die Aufgaben du hast es verstanden jetzt beginne und lege mir die Aufgabe das nächste mal vor,

00:04:26: in zwei Tagen z.b. denk dran brauch immer eine Frist ist durchaus entscheidend hier

00:04:31: so das ist eine einfache delegations Aufgabe die dann in der Regel auch funktioniert.

00:04:37: Das Level 2 bedeutet dann bereite selbst vor.

00:04:42: Du brauchst jetzt nicht mehr alle einzelnen Handlungsanweisung detailliert mit Schritten und Zeitplan vorzugeben sondern es reicht

00:04:50: das Thema einzukreisen so dass die Person an die delegiert wird selbst vorbereiten kann und selbst Handlungsschritte erarbeiten kann.

00:05:00: Die werden dann schon zunächst erst noch einmal vorgelegt damit man sich dann darauf einigen kann hast du das Problem richtig erkannt.

00:05:08: Hast du die Lösungsstrategien richtig gewählt ja super dann kannst du so voran gehen Vorlage dann und dann zu der entsprechenden Frist also bereite selbst.

00:05:18: Das ist die nächste Stufe und nicht immer geht es ist muss erst das Thema wirklich klar sein die Person muss auch in der Lage sein zu recherchieren muss auch den Freiraum bekommen in der.

00:05:28: Arbeit in den sonstigen Tätigkeiten um das möglich zu machen.

00:05:33: Level 3 ist dann mach selbst Lösungsvorschläge das heißt die Recherche kann jetzt schon selbständig erfolgen erste Handlung

00:05:42: Abläufe können auch soweit von selbständig vorgeschlagen werden jetzt können,

00:05:47: daraus auch schon Interpretationen erfolgen nämlich wie lösen wir das Problem wie lösen bis jetzt und wir lösen es auch in Zukunft können wir das standardisieren wie machen wir das am besten.

00:05:58: Level 4 triff selbst eine Entscheidung und hole Feedback ein.

00:06:03: Da sind wir schon recht weit gekommen wir haben in der Folge delegieren aber richtig auch schon darüber gesprochen dass man nicht nur Aufgaben tasks,

00:06:13: entsprechend delegieren sollte sondern auch Entscheidungen allerdings nicht beim ersten oder zweiten Level dazu muss erst einmal Liebe Fähigkeit überhaupt da sein wenn also die Person in der Lage ist

00:06:24: nach Vorgabe korrekt im Zeitrahmen die Aufgaben durchzuführen dann ist Level 1 geschafft wenn die Person sogar schon selbst vorbereiten kann.

00:06:34: Das dann nur noch die Handlungsanweisung erfolgen müssen dann ist Level 2 geschafft.

00:06:39: Level 3 ist geschaffen wenn selbst Lösungsvorschläge daraus abgeleitet werden können.

00:06:46: Und dann wenn diese Lösungsvorschläge dann vorgebracht werden können,

00:06:50: und regelmäßig auch dazu führen dass wir als delegierende Person sagen hey genauso du hast es verstanden dass es das was wichtiges,

00:06:58: dann geben wir noch die Hinweise was sind jetzt so Prioritäten anpassen Grundlagen für Entscheidung Bus ist so die Basis worauf ihr eure Entscheidung jetzt posten würdet und dann wenn die Person das gelernt hat.

00:07:10: Kann sie natürlich auch selbst eine Entscheidung treffen

00:07:14: und dazu holt sie dann selbstständig auch Feedback und sagt so das habe ich gemacht ich habe jetzt hier die Entscheidung getroffen was hältst Du davon lieber Chef oder lieber Person die mir das delegiert hat

00:07:23: Berghäuser ja genau richtig hätte ich auch so gemacht so gehst du vor oder da müssen wir noch mal neu ausrichten in dem Bereich.

00:07:31: Die Entscheidung hätte ich jetzt anders getroffen anscheinend fehlt dir dann noch irgendwo ein Hintergrund packt oder so den gebe ich Dir jetzt hiermit ich hätte jetzt das so in so entschieden weil und dann entsprechende Begründung dann noch dazu.

00:07:44: Jetzt sind wir schon richtig richtig weit gekommen wäre das Schaf,

00:07:47: das sein Team das selbstständig machen kann ist schon wirklich ganz nah am Autopiloten jetzt kommt noch Level 5.

00:07:54: Triff die Entscheidung ohne Rückmeldung ganz kurz zusammengefasst wenn wir dieser Person eine Aufgabe geben können wie ihr blind vertrauen

00:08:04: das sind zum Beispiel bei mir ganz klar die Personen aus dem mittlerweile mittleren Management das sind eigentlich Zahnarzthelferinnen einmal gewesen diesen nach und nach aufgestiegen ob es Qualitätsmanagementbeauftragte ist,

00:08:15: oder Ermin Koordinatoren Managerin der Verwaltung mittlerweile und Managerin der Behandlung die können ganz alleine Entscheidungen.

00:08:25: Sie müssen natürlich nicht immer selbstständig und allein eine Entscheidung treffen.

00:08:30: Das ist doch mal ganz wichtig auch wenn Sie den Level 5 erreicht haben und wirklich genau das tun würden wie du es auch tun würdest oder vielleicht sogar noch besser weil sie sich besser rein gedacht.

00:08:40: Und du mit der Aufgabe vielleicht gar nicht so viel zu tun hast noch mal also auch das ist möglich

00:08:44: die dürfen durchaus auch mal wieder zurück auf Stufe 4 gehen und sich selbstständig Feedback einholen das heißt wenn Sie eine neue Aufgabe bekommen haben und sie haben noch keine Ahnung

00:08:55: wie läuft das denn mit und Sie können normalerweise alles auch selbst entscheiden und dann merken sie mit meinen.

00:09:00: Diese Entscheidung der tue ich mich schwer mit ich weiß nicht kann ich die Verantwortung zu übernehmen weiß ich genau wie der Chef das machen würde oder wie er das gerne möchtet oder sie

00:09:08: dann geht ihr zurück auf Level 4 holt euch einmalig dieses Feedback ein dann muss auch dieses Feedback kommen dann mit die Person auch weiterarbeiten kann also das heißt lieber Chef.

00:09:19: Oder lieber delegierende Person nimm dir die Zeit.

00:09:24: Hilft der Mitarbeiterinnen den mitarbeiter gib Feedback damit es dann weitergeht denn das ist einfach der nächste Schritt in die Selbständigkeit und der nächste Schritt ist immer gerne wieder auf dem Weg zum Autopiloten also.

00:09:38: Triff die Entscheidung ohne Rückmeldung dass es die super Ausbaustufe für die Delegation.

00:09:45: Das lässt sich nur noch durch ein Bonuslevel noch toppen und das ist der absolute Goldstandard,

00:09:51: wenn wir dahin kommen dann haben wir es wirklich geschafft nicht immer kommen wir dahin aber wir können daran arbeiten dass es das Ziel und manche Teammitglieder

00:10:01: sind einfach so gut darin zu verstehen wie wir das gerne gemacht hätten dass sie dann auch ganz schnell dahin kommen.

00:10:09: Level Nummer sechs Schule deine Kolleginnen und Kollegen

00:10:13: im delegieren und finde immer die beste Person im Team für die Aufgabe die Mitarbeiterin an die du delegierst sie kann jetzt auch selbst delegieren und kann ihre Kolleginnen und ihre Kollegen.

00:10:28: Darin trainieren Stufe 1 bis Stufe 5 idealerweise sogar bis Stufe 6 komplett selbstständig durchzuführen.

00:10:38: Das bedeutet auch dass du als Chef bin ich jetzt dich einfach mal direkt anspreche so gut wie nichts mehr zu tun hast mit delegierbar an Aufgaben

00:10:47: du brauchst nur deiner top Mitarbeiterin die schon alles auch selbst delegieren kann an andere weiterzugeben wir für ein Stichwort zu sie wird sich darum kümmern.

00:10:58: Dass sie eine Mitarbeiterin findet oder ein Mitarbeiter

00:11:01: der oder die besonders gut geeignet sind die nach Vorgabe durchführen können gegebenenfalls selbst vorbereiten selbst Lösungsvorschläge machen können vielleicht selbst Entscheidung treffen können mit oder sogar ohne Feedback.

00:11:14: Dann läuft das Ganze ganz automatisch also.

00:11:19: Das noch mal einmal kurz zusammen machst dir klar Level 1 führe nach Vorgabe aus Level 2 bereite selbst vor recherchiere.

00:11:27: Level 3 mach selbst Lösungsvorschläge und gleich sie ab mit dem der die Aufgabe delegiert.

00:11:33: Level 4 triff selbst eine Entscheidung auf der Basis der Lösungsvorschläge von dir hole dir Feedback ein und grünes Licht.

00:11:41: Ob du genauso durchführen darfst was du geplant hast Level 5.

00:11:46: Trifft die Entscheidung ohne Rückmeldung jetzt bist du hundertprozentig selbständig du hast es drauf perfekt.

00:11:52: Das ist eine ganz tolle Sache und dann kannst du über gehen noch zu Level 6 Schule das gesamte Team darin dass jeder verstanden hat von 1 bis 5 in der Delegation zu bearbeiten denk bitte immer dran.

00:12:06: Diese Regeln gelten nicht nur für die Person in die delegiert sondern es ist ganz wichtig dass die Person die die delegations Aufgaben empfängt,

00:12:16: das auch weiß und auch weißt auf welchem Level sich diese Person selbst befindet damit sie auch selbst weiß was sind die nächsten Schritte was wird von mir in Zukunft erwartet

00:12:27: wohin sollte ich mich möglichst entwickeln und welche Chancen habe ich auch selbständig zu werden.

00:12:33: Es kann unheimlich frustrierend sein wenn man denkt man muss sein ganzes Leben lang immer nur nach Vorgabe ausführen und man kommt nie weiter und das ist tatsächlich bei manchen Chef so,

00:12:42: dass die das so wollen und einfach nicht weiter loslassen können das ist für die Zufriedenheit keine gute Idee

00:12:48: gleichzeitig ist es aber auch für den Workflow keine gute Idee denn du als Chef

00:12:53: wirst dich einfach nie aus dem Micromanagement rausziehen können von dir bist trotzdem in allen tas andauernd pausenlos involviert und das,

00:13:02: mach dich fertig das kann ich dir so schon sagen ich habe es teilweise selbst auch erlebt dass ich einfach mal bei manchen Aufgaben nicht loslassen konnte und die kam hundertfach zu mir zurück.

00:13:12: Keine gute Idee bring deine Praxis auf Autopilot.

00:13:16: Letzter. Dazu denkt aber auch hin und wieder an bestimmte Mitarbeiter nicht alle Mitarbeiter wollen

00:13:24: die maximale Verantwortung übernehmen das heißt du kannst auch nicht jede Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter dahin pushen wirklich dann auch sogar Level 6 das Bonuslevel zu erreichen

00:13:34: das ist jetzt wieder Talentmanagement und das ist Empathie rauszufinden bei wem bei welcher Person,

00:13:41: ist es sinnvoll die Stufen komplett zu durchlaufen bei welchen vielleicht nicht.

00:13:46: Du als Chef solltest dir dann idealerweise als ersten Ansprechpartner und als erste Ansprechpartnerin immer in die suchen die alle sechs Level durchlaufen haben denn die können wiederum ein Person delegieren,

00:14:00: die weniger Level durchlaufen haben und sich dann da und das Feedback und um die Neuausrichtung und diese Dinge kümmern.

00:14:06: Ich hoffe dieser Podcast hat dir was gebracht also delegieren ist Tee dass es überhaupt das Mittel um deine Praxis richtig voranzubringen lass los hab Vertrauen.

00:14:17: Feedback Seite an und dann läuft das wie geschmiert ich wünsche dir einen schönen Tag noch heute und,

00:14:24: viel Spaß.

00:14:34: Music.

00:14:41: Newsroom useful and practical information Fitnesspark erst make you like rain review,

00:14:51: interfriendship Terminplaner.

00:15:02: Music.