00:00:00: Hallo liebe Leute herzlich willkommen wieder zum

00:00:02: kaslin orthodontics mit mir dr Martin Baxmann schön dass du auch heute wieder dabei bist heute haben wir einen Thema dass uns immer mal wieder begleiten wird nämlich das Thema Delegation

00:00:12: wenn du jetzt denkst das wird sowieso nicht ich habe schon 100 mal probiert und du mit deinen Mitarbeitern das ist ja kein Wunder dass.

00:00:19: Muss ich dir sagen Bullshit ist einfach falsch mit der richtigen Technik kann jeder vernünftig delegieren und wie das.

00:00:27: Fürstenberg bandolino the next to the play that makes you even more successful than target practice management

00:00:44: SimCity you won't get this is the Batman Story oder gar nix.

00:00:53: Music.

00:01:00: Wenn du delegieren lernen können willst und wenn Du möchtest dass deine Praxis wie auf Autopilot läuft kann ich dir zwar sagen ja das ist möglich

00:01:10: Aber zweitens es benötigt Disziplin und Durchhaltevermögen

00:01:16: was man beherrschen will das muss man mehr als einmal machen ihr kennt sie 10.000 Stunden Regel kommt aus der Musik wenn du einen Violinist werden willst ein Profispieler musst du 10000 Stunden mindestens,

00:01:27: haben damit du dann wirklich auch alle Techniken meistern kannst ob du wirklich 10000 Stunden brauchst.

00:01:34: Delegieren meistern zu lernen ob du überhaupt noch die 10000 Stunden Zeit hast oder vielleicht schon vorher in Rente gehst oder den anderen Beruf suchst weil du die Nase voll hast das kann ich natürlich jetzt nicht beantworten ich kann dir sagen mit ein bisschen Übung,

00:01:48: wird dir das gut gelingen.

00:01:50: Und da gibt es ein paar bestimmte Abläufe die schlicht und einfach nacheinander durchlaufen werden müssen damit das funktioniert und das sind 8 Punkte.

00:02:00: Die ich einmal mit dir zusammen durchgehen will damit Dir klar wird wie kannst auch du delegieren damit dein Team deine Aufgaben die du ihn gibst.

00:02:11: Spüren kann damit dein Team auch zufrieden damit ist wie Aufgaben verteilt werden und keine Sorge haben muss dass sie sowieso immer alles falsch machen und der Chef eh immer alles besser kann.

00:02:23: Denk mal darüber nach welche Folgen das haben kann wenn du der einzige bist der irgendwas kann und alle anderen laufen nur um dich herum machen die Handlanger arbeiten.

00:02:33: Die Motivation und die Freude an der Arbeit und die Begeisterung wird sicherlich nicht gerade riesig sein Teil dein Erfolg Teil deine Leistungsfähigkeit.

00:02:43: Dein Team bist auch auf jeden Fall ein gutes Team sonst wäre es nicht bei dir und kann sicherlich auch einiges leisten

00:02:49: und denk immer dran was begeht sagt es ist viel sinnvoller als immer der klügste zu sein dafür zu sorgen dass die klügsten für einen arbeiten oder auch die besten das macht absolut Sinn und da kommt auch das Thema Delegationen Spiel.

00:03:02: Also acht Punkte beginnen wir mit. Nummer eins mach dir zuerst einmal selbst die zu delegierende Aufgabe klar und zwar mit allen Details.

00:03:14: Beispiel für eine schlechte Ausgabe Liebe Praxismanagerin sorgt jetzt dafür dass alle Patienten ihre Rechnung pünktlich zahlen,

00:03:23: das ist so schwammig formuliert da kann niemand was mit anfangen mit da gibt's riesig viele Möglichkeiten und Details wie das Ganze dann entsprechend schwierig gestalten dann auch.

00:03:33: Denn man muss ja auch nachprüfen können wie funktioniert das.

00:03:37: Einfacher wäre ein wirklich klarer Test z.b. bitte rufe jetzt alle Patienten an bis 17 Uhr die mehr als 1000 € im Rückstand sind,

00:03:49: das ist zwar immer noch nicht hundertprozentig präzise aber du merkst schon es geht in eine ganz bestimmte.

00:03:56: Kann ein weiteres Beispiel nennen aus immer wieder sehe wir machen ja auch viel clincheck Service für unsere Labor Kunden viele verzweifeln am clean Shake,

00:04:05: und sagen ja wenn ich damit um Techniker in Costa Rica schreibe das funktioniert einfach nie und dann schauen wir uns das an was die dann so schreiben dann schreiben die in den clincheck,

00:04:13: ja die Freund soll gerade sein 22 soll mehr intrudiert werden.

00:04:19: Bitte 44 derotieren das sind zum Teil relativ schwammige Angaben wenn man dann ganz genau sagt routiere.

00:04:28: 44 im Uhrzeigersinn um 5 Grad ist das eine sehr präzise Angabe die kann Techniker unheimlich gut umsetzen,

00:04:36: Intro dir A11 achsgerecht ohne Achsneigung Veränderung um 0,5 mm ist eine sehr präzise Angabe so macht man sich die Aufgabe klar und so kann man sie auch vermitteln also macht sie dir zuerst selbst klar.

00:04:51: Zweitens delegiere an die richtige Person.

00:04:54: Wir sind wir wieder beim Thema Talentmanagement das wird auch noch mehrfach kommen den Bock zum Gärtner machen wer so ein Begriff wo man sie dass da funktioniert es definitiv nicht wenn du eine klassische zahnärztliche Fachangestellte die gerade ihre Ausbildung fertig hat,

00:05:09: mit einer buchhaltungs Aufgabe oder mit steuerlichen Problem belastet dann wird sie dir das nicht beantworten können und das nicht weil sie schlecht ist keine Ahnung hat oder es nicht will sondern einfach weil ihr die Ausbildung in diesem spezifischen Bereich fehlt,

00:05:23: oder ist es deine Aufgabe als Chef.

00:05:25: Zwei Dinge zu tun entweder du beauftragt jemanden anderen mit dieser Aufgabe oder du Schulz deine Mitarbeiterin erstmal so dass sie diese Aufgabe dann auch wirklich erledigen kann.

00:05:37: Also sei dir bewusst nicht jeder kann diese Aufgabe lösen es wird sicherlich auch einen Grund geben warum du diese Aufgabe nicht durchführst vielleicht kannst Du sie selbst nicht lösen.

00:05:47: Und dann erwartest du es einfach von jemand anderen III was ganz oft vergessen wird selbst wenn vorher schon gut delegiert wird ist gib immer eine Frist.

00:05:58: Fristen sind immer unheimlich hilfreich sei es in der Delegation auch in anderen Bereichen kleine Randnotiz einmal sich auch immer wieder mit meinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern übe wenn ein Patient eine Anfrage hat und die kann nicht sofort beantwortet werden.

00:06:12: Dann sollte man den Patienten zumindest einmal mitteilen und sagen ich rufe sie bis 17 Uhr heute zurück oder bis morgen um 12 Uhr habe ich das erledigt dann bekommen sie mein Feedback und so weiter genauso ist mit einer Frist.

00:06:27: Dass man weiß bis wann muss es überhaupt erledigt werden und damit dann auch die Mitarbeiter einschätzen können welche Priorität hat es eigentlich denn.

00:06:35: Meistens ist ja auch so dass die noch weitere Aufgaben haben außer dieser jetzt gerade an sie delegiert wurde,

00:06:41: die müssen irgendein Tages Liste abarbeiten noch Patienten anrufen ein bestellen dann kommst du so vorbei und sagst hier halbhand Müller um den musst du dich kümmern.

00:06:53: Dann überlegt die Mitarbeiterin kurz denkt ja gut

00:06:56: Patient Müller ist jetzt auf Nummer 3 meiner Agenda ich mache erst die Tagesliste dann das andere dann kommt patient Müller du kommst dann eine halbe Stunde später vorbei und sagt er was du jetzt mit Patient Müller immer noch nicht erledigt dann nee ist doch nicht in diesem warum nicht habe das doch gerade gesagt.

00:07:10: Sollst du jetzt fertig werden hier weiß natürlich niemand was wichtiges.

00:07:15: Es kann auch umgekehrt sein dass Patient Müller total unwichtig ist und jetzt hat die Mitarbeiterin aus der letzten delegations Aufgabe gelernt wenn Chef vorbeikommen und sagt irgendwas,

00:07:24: dann lass ich alles stehen und liegen und mach sofort das ganz egal ob jemand an der Anmeldung steht aufs Telefon klingelt ich laufe sofort los und hol den Kaffee um den er mich gebeten hat.

00:07:34: Mach dann natürlich auch keinen Sinn.

00:07:36: Also gib eine Frist sag bis wann du es Brauchst am besten mit Priorität dazu da mit jedem klar ist und jeder wie das einzuordnen ist in weiteren Arbeitsablauf.

00:07:47: Im nächsten Schritt wenn das alles geklärt ist diese drei Punkte wird der Auftrag erteilt und es geht los danach heißt es Check.

00:07:55: Wie sieht's aus wie ist der Zwischenstand wie läuft es.

00:07:59: Guck doch mal wie es aussieht also nicht sofort sagen so die nächsten drei Wochen kümmerst du dich um das und nach drei Wochen fragst du wie es gelaufen.

00:08:07: Das ist keine gute Idee sondern du gibst die Aufgabe und dann nach 1-2 Tagen oder was auch immer für ein Task nach einer bestimmten kurze Zeitspanne.

00:08:16: Prüfst du nach wurde es verstanden wurde es soweit richtig umgesetzt,

00:08:21: wenn ja weiter so und wieder nachkontrollieren wenn nein nachjustieren.

00:08:28: Heißt also ausrichten und sagen okay da haben wir vielleicht einander vorbei geredet das bitte jetzt so und so weiter machen und dann läuft es auch.

00:08:38: So geht's deine ganze Zeit lang weiter bis dann letzten Endes dann auch die Aufgabe erreicht worden ist es gibt also immer so kleine Zwischenstufen dafür das ist der Punkt fünf gerade gewesen Reha sicherstellt,

00:08:49: dass man nicht zu weitern Wege zum gesteckten Ziel hinführt abweicht immer mal wieder kurz nachjustieren und dann passt es dann auch.

00:08:59: Wenn das erfolgt ist dann halt eigentlich die Delegation als solche schon einmal geklappt.

00:09:05: Eine Aufgabe wurde erledigt und ausgeführt und dann vermutlich auch einigermaßen zur Zufriedenheit und wenn man dieses Vorgehen dieser ersten fünf Schritte immer wieder durch.

00:09:15: Dann kommt man schon ganz gut voran.

00:09:17: VI. Ist aber dann auch extrem wichtig und der verhindert tatsächlich dann auch ein weiteres fortgesetztes selbständig werden der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ein noch besseres Umsetzen der Delegierten Aufgaben nämlich.

00:09:32: Mach dir einmal klar dass du nicht nur Aufgaben sondern auch Verantwortung und Entscheidungen in einem bestimmten Rahmen zumindest delegieren muss.

00:09:42: Ich nenne dir mal ein Beispiel wir haben eine Mitarbeiterin in der Buchhaltung die kontrolliert,

00:09:47: offene Rechnung und so weiter und da geht's dann um auch im Mahnverfahren und wann geht's an den Inkasso in war Anwalt und solche Dinge das kennt ihr bestimmt auch das mal irgendjemand was nicht bezahlt.

00:09:58: Wir haben sehr sehr viele Patienten das heißt es kommt auch immer mal wieder vor dass wir Patienten haben die einfach nicht bezahlen oder nicht pünktlich bezahlen.

00:10:07: Und dann war es denn so dass die Mitarbeiterin bei jedem einzelnen Patient immer wieder nachgefragt hat sollen wir hier einen Anwalt einschalten sollen wir ein Mahnverfahren machen oder sollen wir es vielleicht doch lieber lassen.

00:10:21: Und das führte dann immer mal wieder zu.

00:10:23: Verkehr hin und her gechattet oder gesprochen und die Zeit verrinnt und ich wurde gestört in meine Arbeit sie musste auf meine Entscheidung warten das hat wieder alles verzögert werden merk Prinzip verlieren wir eigentlich durch,

00:10:36: dieses ineffiziente arbeiten noch mehr Zeit und Geld als wenn es möglich wäre wenn Sie eine Entscheidung trifft.

00:10:44: Und da haben wir einfach mal klein angefangen haben gesagt für alle Fälle die z.b. sag aber einfach mal eine Zahl 50 € nicht überschreiten.

00:10:54: Triffst du selbständig die Entscheidung wie du vorgehst in dem Fall,

00:10:58: war natürlich schnell klar so der Anwalt kostet mehr als die entsprechende Gebühr da muss eine andere Lösung her dann lohnt sich auch der ganze Aufwand nicht dann hat man einfach Pech gehabt das schreibt man einfach ab.

00:11:10: Wenn zu 100 € sind sollte man an walter zunehmend das kann sie dann selbst entscheiden und schon geht's dann weiter und wenn es dann wirklich in die höheren Beträge geht klar muss auf jeden Fall immer ein Anwalt eingeschaltet werden und da muss ich auch gar nicht großartig.

00:11:24: So kann man das relativ gut Lösungen Mitarbeiterin war sehr zufrieden damit dass sie nicht immer nachfragen musste immer unsicher war und so viel Zeit verloren ging durch meine Entscheidung und gleichzeitig fühlte sie sich einfach ernst genommen und wichtig,

00:11:36: dadurch dass sie selbst eine Entscheidung treffen konnte und ich persönlich ich war ungemein entlastet.

00:11:41: Denn im Endeffekt das was ich mir jetzt überlegt habe wie viel kostet der Anwalt wir sind die Gebühren jetzt hier das weiß meine Mitarbeiterin doch genauso und das kann sie auch genauso entscheiden das bedarf nicht meiner Expertise als Chef,

00:11:53: und auch nicht meine Expertise als Kieferorthopäde das kann sie selber wenn das durchgeführt worden ist,

00:11:59: dann müssen wir halt dort ein Feedback geben ein Feedback kann zweierlei sein es kann einmal natürlich Lob sein wenn es gut gelaufen ist das ist ganz ganz wichtig

00:12:09: das wäre auch die guten Abläufe die dann funktioniert haben wo wir es hingekriegt haben gemeinsam als ihm dass wir die auch einfach mal benennen die fallen oft zu leicht und dann Tisch und wenn Problem da ist dann wird eine große Welle gemacht wurden und alle sind betroffen und so weiter

00:12:24: aber wenn es gut geht dann müssen wir auch mal sagen hey super wir haben das hier das für eine Aufgabe haben wir jetzt das erste Mal gemacht und das hat gut geklappt.

00:12:32: Super weiter so beim nächsten Mal kannst du vielleicht noch eine fordernde Aufgabe bekommen dann wirst du es auch schaffen du willst jetzt richtig eine super selbständige Mitarbeiterin,

00:12:41: und und dann brauchst Du mich als Chef bald gar nicht mehr kannst das alles selber hier bis doch toll und dann freuen sich auch die Mitarbeiterin zurecht und das ist ein schönes Lob.

00:12:50: Natürlich heißt es nicht einfach sinnlos loben sondern wir müssen auch ein klares Feedback geben wie gerade schon in gesagt zwischendurch auch einen nach Justierung muss sicherlich hier und da mal da sein,

00:13:00: das man sagt so die und die Dinge diesen super gelaufen wichtig auch das konkret benennen gehe ich gleich noch mal drauf ein.

00:13:07: Dieser eine Punkt ist jetzt nicht so gut gelaufen da sollten wir beim nächsten Mal so und so vorgeben also auch wieder eine Zielvorgabe geben damit deine Mitarbeiterin oder Mitarbeiter auch weiß wie kann ich überhaupt dort den Vorgang verbessern,

00:13:20: Katze macht euch bitte noch mal eins bewusst bei Lob und Kritik sollten wir einmal die Person von der Handlung die die Person durchführt trennen euch mal ein Beispiel.

00:13:32: Du hast einen Sohn der ist 10 Jahre alt,

00:13:34: der kann gut rechnen und dann kommt dann nach Hause hat eine eins geschrieben ist ganz stolz ach Mama Papa hier ich habe eine Eins guck mal in sagst du ja super bist ja auch ein guter Mathematiker.

00:13:46: Jetzt wird er irgendwann mal mit einer schwierigen Aufgabe konfrontiert.

00:13:50: Und plötzlich kommt der mit der 3 nach Hause kann ja mal sein dann fragt er sich schon mehr wie kann denn das sein ich bin doch so ein guter Mathematiker da muss doch irgendwas faul sein.

00:14:01: Und im Endeffekt war es so wie es immer ist hat halt nicht gelernt sich nicht vorbereitet oder sonst irgendwas kommt auch in den besten Familien vor.

00:14:09: Hätten wir jetzt im Vorfeld das Verhalten belohnen wir auch eine positive Neuausrichtung direkt bewirken können.

00:14:17: Du hast eine Eins ist ja super du hast dich ja auch richtig gut vorbereitet.

00:14:21: Du hast gut gearbeitet gut zugehört in der Schule schön das ist ein ganz anderes als wenn man die Person jetzt als solches lobt denn beim nächsten Mal wenn er dann nach Hause kommt mit der 3.

00:14:32: Dann kannst du sagen wie es denn mit der Vorbereitung gelaufen

00:14:36: und dann wird er für sich schon selbst reflektieren und wird sagen okay habe mich jetzt diesmal nicht so gut vorbereitet und dann siehst du auch ok was kannst du tun beim nächsten Mal damit du deine Chance steigerst eine 1 zu bekommen.

00:14:48: Okay muss ich mich wohl mehr hinsetzen und mehr lernen.

00:14:51: Da musst du direkt ganz konkret das worauf es ankommt verankert und klargemacht es ist nicht die Person als solches sondern es ist die Handlung auf die es ankommt.

00:15:01: Bei Kritik ist das noch viel extremer wie viele von unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind aufgewachsen mit solchen Glaubenssätzen ich kann das nicht bin zu dumm ich kann nicht rechnen,

00:15:11: ich kann dies nicht ich kann das nicht das schleppen sie die ganze Zeit mit sich herum und dann kriegen sie es vielleicht auch noch im Job dann auch noch mal wieder zurückgespiegelt.

00:15:18: Löst das Verhalten und sagt die Aufgabe war an diesem Punkt und präzise bearbeitet wenn du jetzt darauf achtest wird es beim nächsten Mal besser.

00:15:27: Das ist eine ganz andere Geschichte als wenn ihr sagt ja du kannst das nicht und ich als Chef macht jetzt halt dann doch selber und ihr kriegt das alle nicht hingeht ein bisschen im Bereich Psychologie will mich da jetzt auch nicht so weit aus dem Fenster lehnen,

00:15:39: aber ist nicht ganz ganz hilfreiche Sachen achtens löse dich von den Details und konzentriere dich auf das Ergebnis.

00:15:47: Das ist die König Stufe von diesen acht Punkten dass jemand wirklich selbstständig,

00:15:52: eine Arbeit erledigen kann im Prinzip brauchst du hier gar nicht mehr zu delegieren die Person hat den Überblick über das ganze schon so langsam gewonnen und kann selbst Entscheidung treffen und sich selbst nachjustieren.

00:16:05: Trotzdem solltest du immer wieder Feedback geben auch Lob und Kritik aber im Prinzip ist die Person die das kann da gar nicht mehr drauf angewiesen,

00:16:14: sondern sie ist mit sich selbst und mit ihrer Leistung zufrieden oder aber auch unzufrieden wenn es nicht so gut läuft,

00:16:20: und wird dir immer das fertige Ergebnis vor liefern auf welchem Weg Sie da auch immer oder er auch immer dorthin gekommen ist und das ist die absolute top Stufe,

00:16:30: ich möchte für heute noch mal eben einmal zusammenfassen erstens mach dir zuerst selbst klar und zwar innen details.

00:16:38: Wie die zu delegieren der Aufgabe ausgeführt werden soll zweitens delegiere an die richtige Person.

00:16:45: Überfordere niemand hol dir die Person die das auch am besten kann drittens gibt immer eine Frist keine schwaming Ziele Prioritäten müssen festgelegt sein sonst weiß keiner was wann warum und ob es wichtig ist und wofür es überhaupt da ist.

00:17:00: Viertens erteile den Auftrag und fang an weg mit dem Perfektionismus den Progress dinieren ran an die Arbeit los geht's 51 nachjustieren,

00:17:10: Impulse geben dafür sorgen dass der Weg und die Richtung eingehalten wird damit man das Ziel im Blick behält,

00:17:18: 6 und nicht nur Aufgaben sondern Verantwortlichkeiten und Entscheidung delegieren führe deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach und nach zum selbständigen Arbeiten in deinem Sinne,

00:17:31: das macht dich zufriedener und sie auf jeden Fall auch siebtens gib Feedback und Lob am Ende des Projekt.

00:17:39: Und zwar nicht personenbezogen sondern verhaltensbezogen 81 löse dich von den Details konzentriere dich auf das Ergebnis lass sie selbständig irgendwann arbeiten lass sie los,

00:17:52: sie wollen das Beste machen es gibt keine Mitarbeiterin und Mitarbeiter die absichtlich irgendwas falsch machen sondern das passiert genau wie dir auch,

00:18:01: lass sie los lass sie arbeiten richte sie aus und dann werden sie dir super Ergebnisse liefern und werden immer selbstbewusster und immer besser deine Praxis wird auf Autopilot gestellt das ist das Ziel,

00:18:14: mach dich selbst entbehrlich damit du Zeit hast dich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

00:18:20: Eigenes Talent deine eine Expertise das was du am besten kannst und wo du am meisten Lust zu hast und damit du auch mal abschalten kannst nach der Arbeit,

00:18:29: und frei haben kannst du dich um dich und deine Familie kümmern kannst in diesem Sinne das war's einmal zum Thema Delegation wir werden noch ein andermal auch darüber sprechen es gibt nämlich noch verschiedene Level der Delegation das ist auch ganz wichtig noch mal zu verstehen,

00:18:42: dass man da auch verschiedene Leistungsstufen dann noch mal gehen kann für Dich heißt es jetzt aber erstmal genug für heute mit dem Podcast du hast nur noch zwei Dinge zu tun

00:18:51: abonniere ihn wenn du ihn noch nicht abonniert hast schreib mir ne schöne Bewertung gib mir 5 Sterne sag's all deinen Freunden dass das ein Podcast ist der sich lohnt

00:19:00: gib mir Feedback auch ich richte mich immer wieder aus und wenn ich sehe da kann was optimiert werden dann tue ich es auch und jetzt.

00:19:08: Music.

00:19:20: Music.

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00:19:44: Music.