00:00:00: Hallo liebe Leute hier ist wieder der Lina Fan und ich Podcast mit mir Doktor Martin Baxmann,

00:00:06: heute mit dem Thema Meeting und da gibt's zwei Meinungen die sich immer wieder darstellen der Öffentlichkeit nämlich das eine.

00:00:13: Lieber zum meeting als richtig zu arbeiten da kann ich mich mal richtig schön ausschlafen und so Meeting oder aber Nummer 2.

00:00:21: Meetings finde ich total sinnvoll aber irgendwie kriegen wir es nicht hin dass die Ziele umgesetzt werden die wir dort festlegen darauf möchte ich gerne heute eingehen da zugleich also mehr bleibt dabei.

00:00:33: Der an.

00:00:34: Fürstenberg bandolino the next Supreme everything you even more than Praxismanagement

00:00:51: let it be you won't get this is the Batman is going to the next.

00:01:00: Music.

00:01:07: Ich habe keine Zeit für Meetings ich muss arbeiten das ist die dritte Form die ich auch immer mal wieder höre die.

00:01:15: Ganz besonders schwierig und auch schädlich ist für die Entwicklung jedes Unternehmens und auch somit jeder Praxis.

00:01:23: Denn was ein jeder Chef und jeder Manager wissen müsste es ist nicht nur wichtig dass man in dem Unternehmen arbeitet sondern gerade für den Chef ist es wichtig dass man am Unternehmen.

00:01:35: Oder für uns jetzt.

00:01:37: An der Praxis arbeitet dass sie sich weiterentwickelt dass sie sich verbessert mit der Zeit geht das die Mitarbeiter geschult werden alles können das neue Mitarbeiter richtig gut eingearbeitet werden und Schein schneller Bestandteil des Teams werden

00:01:52: dafür sind doch eigentlich die Chefs dann da,

00:01:56: und dafür sind letzten Endes auch Meetings da um das zu kommunizieren jetzt ist aber die Frage wie gestaltet man solche Meetings in welchem Rhythmus sollten die stattfinden.

00:02:06: Oft überhaupt welche Unterbrechung kann man dadurch tolerieren,

00:02:11: und so weiter und so fort und da möchte ich euch einfach mal als Best-Practice-Beispiel mitgeben.

00:02:18: Und dir genau erklären wie wir das bei Otto dentics machen.

00:02:23: Als allererstes fange ich an einmal gar nicht über Meeting Ansicht zu sprechen sondern wir nennen es Briefing.

00:02:31: Briefing bedeutet im Prinzip einfach nur dass es ein super kurzes meeting ist ich meine hier wirklich kurz mehrere Minuten 5 bis 10 Minuten sollten ausreichen eigentlich für ein Briefing.

00:02:45: Wann machen wir ein Briefing und wofür ist das da bei uns gibt es.

00:02:49: Ein morgen Briefing und es gibt ein Abend Briefing arbeitspsychologisch gesehen bedeuten die als allererstes einmal ein anschalten in den Arbeitsmodus und ein Ausschalten des Arbeitsmodus.

00:03:02: Damit wir dann auch in den Freizeit und entspannungsmodus übergehen können das ist was total wichtiges.

00:03:09: Für soll ich mal die geistige und emotionale Hygiene für uns selbst und für unsere Mitarbeiter dass wir eine klare Trennung irgendwo auch mal gestalten zwischen Arbeitszeit und nicht Arbeitszeit.

00:03:21: Als Selbstständiger als Chefin oder als Chef ist es natürlich und selbst überlassen und im Endeffekt.

00:03:26: Ist es so man fragt mich wie sieht es bei Dir aus mit der Work-Life-Balance Umrisse bei mir gibt's keine Work-Life-Balance in dem Sinne weil da gibt's nichts was ich ausgleichen sollte oder muss oder kann.

00:03:37: Sondern ich bin im Prinzip eigentlich immer im Live Modus und im work modus.

00:03:43: Weil das was ich tue mache ich einfach so total gerne dass ich mich auch in jeder Sekunde damit beschäftige auch in meiner vermeintlichen Freizeit andererseits ist es auch so,

00:03:53: das einfach meine Arbeit für mich auch leben bedeutet und.

00:03:57: Die Menschen die ich kennenlerne mit denen ich spreche und so weiter ist für mich auch leben also denk einfach für dich drüber nach welchen Stellenwert hat es für dich,

00:04:04: bist du der erste Gedanke einmal für den Chef jetzt selbst ich finde nichts falsch daran wenn man rund um die Uhr irgendwie so gedanklich im Arbeitsmodus ist trotzdem habe ich total viel Zeit.

00:04:14: Die ich auch für mich persönlich nutzen kann ich habe Zeit für meine Familie und das funktioniert ja sehr gut aber muss jeder für sich selbst natürlich sehen.

00:04:23: Will aber mal zurück zum Thema Briefing und an und Ausschalter,

00:04:26: ist gerade auch wichtig für Mitarbeiter dass die nicht wirklich den Druck den sie vielleicht mal auf der Arbeit stören mit nach Hause nehmen und dann dort die Familie belasten oder die Freizeit oder sonst irgendwas dann schläft man schlecht am nächsten Tag kommt man und ausgeruht zur Arbeit.

00:04:40: Die Laune wird sich dann irgendwann immer verschlechtern Burnout sind so die Stichworte und so weiter das ist so eine Negativspirale die will natürlich keiner und die allein nur durch den Urlaub für unterbrechen ist auch schwierig,

00:04:52: Briefing und anschalten morgens wird einmal ganz kurz der Tag durchgesprochen von allen Anwesenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

00:05:01: Dafür gibt's einen vorgefertigtes Protokoll das kann man individuell erstellen oder,

00:05:05: wenn ihr einfach mich anschreiben Kommentar schreibt oder müssten per E-Mail oder wie auch immer mit mir Kontakt aufnehmen helfe ich euch auch gerne und stell euch sowas zur Verfügung,

00:05:14: also der Kalender wird erst einmal durchgegangen im Lean Management bei den orthodontics wirst du jetzt schon Engpässe ein ganz zentraler Punkt in das heißt

00:05:23: es wird ganz genau der Kalendertag durchgeschaut die einbestellung der Patienten wo könnten möglicherweise Engpässe entstehen und wie können wir sie wenn sie auftreten lösen das heißt Vergehen proaktiv mit möglichen Problemen um

00:05:38: und schauen schon mal wenn es soweit ist dort könnte ein Problem sein erstens überrascht es uns nicht sollen wir wissen alle okay jetzt kannst kommen aber zweitens wir wissen auch.

00:05:47: Nur so können wir es lösen wenn der Bus kommt wenn zu viele Patienten da sind siehe Folge Stau dann macht vielleicht sehen sogar ein Behandlungszimmer zu reduzieren alle Arbeitskräfte zu bündeln und einen richtig schnellen Durchfluss im Engpass zu schaffen.

00:06:00: Oder es kann auch anderen Lösungsmöglichkeiten geben gleichzeitig werden verschiedene Verantwortlichkeiten für bestimmte,

00:06:07: sonder Aufgaben verteilen wenn bestimmte Patienten kontaktiert werden müssen die besonders viel Aufmerksamkeit erfordern bei einer Rechnungs Frage beim Behandlungs Problem Überweiser mit dem wir zusammenarbeiten

00:06:20: wenn die kontaktiert werden sollen und es wird vielleicht ein längeres Gespräch ja werden die Verantwortlichkeiten in ganz genau geklärt.

00:06:27: Damit auch immer sichergestellt wird dass alles läuft das ist so ein ich das morgen Briefing sind so.

00:06:34: Fünf bis zehn Minuten wie gesagt die es dauert und das ist unser Anschalter dann geht's los dann sind wir im Arbeitsmodus jede und jeder weiß was er oder sie zu tun hat und los geht's die Arbeit mit laufen.

00:06:46: Am Abend wenn dann entsprechend der Tag zu Ende ist kommt dann als Abschluss wenn alles fertig ist für alle Mitarbeiterinnen Mitarbeiter die da sind,

00:06:56: das Abend wie viel Zimmer sind sauber gemacht die Praxis ist in Ordnung alles ist hinterlassen wie es soll,

00:07:02: und dann geht es erst zum Abend Briefing für einen letzten Abschluss des Tages es werden auch alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter teilnehmen,

00:07:11: das einmal wichtig nicht dass irgendjemand noch den Müll rausbringen und die anderen machen es schon sondern es ist auch ein Zeichen von Respekt.

00:07:18: Dass sich jeder die Zeit nimmt das keiner vor dem anderen gehen kann und dass wir zusammen dann auch die Praxis verlassen an diesem Abend Briefing wird dann als erstes einmal folgendes besprochen nämlich.

00:07:30: Wie ist es heute gelaufen ganz kurz,

00:07:33: die positiven Ereignisse die wir hatten wirklich auch benennen da wo es nicht so gut gelaufen ist benennen und dann aber auch direkt

00:07:41: mit einer Zielvereinbarung für das nächste Mal verbinden das heißt direkt eine Neuausrichtung wenn dieses Problem noch einmal auftritt,

00:07:50: lösen wie es wie folgt und die und die Maßnahme können wir nächstes Mal ergreifen damit dieses Problem gar nicht mehr auf.

00:07:58: Das wird dokumentiert und festgehalten so dass da auch so eine 1 Wissens Portfolio entsteht für Problemfälle in der Praxis.

00:08:07: Was wir immer gerne dazu nehmen was auch noch einmal besonders wichtig ist.

00:08:11: Ist natürlich einmal was liegt am nächsten Tag an was muss morgen für Arbeit fortgesetzt werden und an wen wird diese Arbeit übergeben wer wird dann dafür verantwortlich sein.

00:08:24: Das ist besonders wichtig wir arbeiten viel auch mit Teilzeitkräften unserer Branche mehr Mütter die Familien haben für die Familie sorgen müssen und so weiter und dann vielleicht 3-4 oder auch zwei Tage in einer Praxis arbeiten.

00:08:38: Teilzeitkräfte sind wunderbar aber es gibt immer diese Schnittstellenproblematik der Übergabe der arbeit.

00:08:45: Und dann wenn dann wir fünf Tage zwischen dem letzten Arbeitstag liegen ist es manchmal schwer wirklich sich noch an die Details zu erinnern der Aufgaben die Anstand also es wird eine schöne detaillierte Übergabe.

00:08:58: Vorbereitet.

00:08:59: Ein weiterer Punkt der mir persönlich auch immer wieder viel Spaß macht der vielfältig genutzt werden kann dass es für uns die Story des Tages jeder überlegt noch mal.

00:09:09: Was war heute irgendwie das lustigste oder ungewöhnlichste oder oder wirklich total das Besondere.

00:09:15: Diesem Punkt aufzunehmen das hat was sehr magisches das kann ich dir wirklich sagen und ich empfehle ist ganz klar denn.

00:09:23: Jeder findet plötzlich irgendein positiven als

00:09:26: des Tages benennt den noch mal und dann kann man sich darauf festlegen alle lassen sich das noch mal durch den Kopf gehen jeder ist mit dem Schmunzeln und mit dem Lächeln

00:09:35: noch mal am Ende des Tages dabei und was kann es für einen schöneren Abschluss geben als dass man noch mal irgendwie lächelt über was

00:09:41: sorry des Tages die kann man dann auch wunderbar für weitere Dinge nutzen z.b. für Social Media diese Dinge die WLAN so als spannende Geschichte dann sehen

00:09:50: das ist auch was das interessiert auch unsere Fans und Follower auf Facebook Instagram tiktok was weiß ich die finde das auch total spannend die wollen nicht mal sehen Alter hält jemanden Sauger da hat jemand ne Zange in der Hand ja super ist das ja mega spannend,

00:10:04: nee die wollen echtes Leben und die wollen auch mal sehen.

00:10:07: Wie wird halten sich die Leute so wenn man was ungewöhnliches ist das ist viel cooler Zeit mehr Emotion ist einfach nett und spannend.

00:10:17: Man kann es natürlich auch Inter nutzen.

00:10:19: Wir machen es z.b. so ein dass ich das ganz gerne in der Weihnachts Abschlussfeier auf bereite ich gehe dann tatsächlich noch mal alle Stories des Tages des ganzen Jahres durch.

00:10:30: Und dann suche ich mir so die absoluten Highlights noch mal Ausschau aber auch das möglich jede Mitarbeiterin jeder Mitarbeiter irgendwo mal involviert gewesen ist.

00:10:39: Habe dann vielleicht so 30 Punkte oder so nicht dann aufnehme und daraus formuliere ich dann noch mal.

00:10:46: Quasi ein Jahresrückblick der dauert dann auch nur so fünf bis zehn Minuten ist aber total lustig und nett und da hat jeder Spaß dran,

00:10:54: die lachen also nicht nur wie bei doctor strange darüber weil sie da für mich arbeiten sondern das sind wirklich lustige Sachen dabei das ist schon ganz cool.

00:11:04: Das also zum morgen abend Briefing einmal abschließend möchte ich dazu noch benennen.

00:11:10: Wir machens persönlich so in unseren unseren Praxen das kann ich dir auch empfehlen dass ich jeden Morgen jemand anderes eingeteilt wird und jeden Abend,

00:11:19: News meeting zu leiten

00:11:21: das ist nicht so das einfach immer die Praxismanagerin des Meeting leitet alles dokumentiert auch schreit und die anderen sind nur Randnotiz stehen dabei keiner beteiligt sich nein jeder einzelne Mitarbeiterin jeder einzelne Mitarbeiter

00:11:35: leitet einmal so ein meeting,

00:11:38: dann kommt der oder die nächste und nächste nächste nächste immer so weiter so dass jeder auch eine Routine bekommt und jeder wirklich.

00:11:46: Dazu beiträgt und gewohnt ist einfach das gehört dazu also schon mal ganz anders als beim klassischen Meeting.

00:11:54: Und dann gleich die Brücke da einzuschlagen wo irgendwie der Chef was erzählt alle hören zu Monolog in der Schule früher nach zehn Minuten schläft die Hälfte und nach 12 minuten dreiviertel und so weiter und so fort und der Chef redet immer noch.

00:12:07: Das sollte nicht so sein sollen aktive echte Beteiligung Involvierung einer die wichtig sind und es sind alle wichtig sonst wären sie nicht da also

00:12:16: so jetzt mit anschalten ausschalten wenn ihr den Ausschalter im Abend Briefing dann einmal umgelegt habt dann könnt ihr auch echt entspannt nach Hause gehen dann wird auch von keinem

00:12:26: oder keiner erwartet sich noch mit der Praxis unter dem Unternehmen zu beschäftigen sollen seine Schluss dann ist Freizeit Familie Sport was auch immer Larven ausruhen und nächsten Morgen fit sein angesagt und man weiß auch ganz entspannt war nächsten Morgen wieder morgen Briefing ist.

00:12:40: Dann kommt man schon auf den neuesten Stand.

00:12:43: Der Schalter wird schon umgelegt das klappt schon man muss keine Sorge haben wenn man dazwischen Farben Briefing und morgen Briefing dann auch mal was vergessen hat es kommt wieder auf den Tisch das reicht aber natürlich nicht aus

00:12:55: das ist eine wunderbare Maßnahme für den täglichen Alltag um kurz und knapp ein paar prägnante Punkte rauszusuchen.

00:13:03: Aber so einen wirklich gut funktionierendes Team braucht einfach mehr es müssen auch mal Dinge die längerfristig.

00:13:10: In die Planung einbezogen werden besprochen werden wir machen es jetzt so dass wir einmal im Monat ein Meeting machen.

00:13:17: Das ist ein Tag ein Vormittag etwa dreieinhalb Stunden nehmen wir uns dafür Zeit.

00:13:24: Bei uns jetzt mit allen Praxen allen Standorten alle Mitarbeiter kommen für diesen halben Tag zusammen und dann wird einmal das was dokumentiert wurde an Problemen besprochen.

00:13:37: Dazu gehe ich später noch mal anderen Podcast drauf ein das wird jetzt ein bisschen zu weit wie kommen jetzt überhaupt zu dieser Dokumentation das ein wichtiger Bestandteil des QMS wie machen wir das konkret will ich jetzt gar nicht Moment besprechen aber kommt noch

00:13:50: also bleibt dran ist bleibt auf jeden Fall spannend also dreieinhalb Stunden sprechen wir miteinander.

00:13:56: Das wird aber auch aufgeteilt in verschiedene Positionen da muss man jetzt nicht Sorge haben die gerade drei Stunden redet der Chef und alles schläft nein es gibt einen Bereich der wird mit allen zusammen durchgeführt es gibt auch eine Ausrichtung vom Chef,

00:14:08: dann wird noch mal unterteilt dass man Übungen durchführt die entsprechend genau zu den Problemen die jetzt gelöst werden sollen passen.

00:14:17: Da kann es sein dass ich die Verwaltungsmitarbeiterin die Assistentin in der Behandlung oder das laborteam wer auch immer zusammen.

00:14:25: Da muss man jetzt natürlich so ein bisschen unterscheiden darüber welche Praxis Größe haben wir jetzt hier haben im Team mit drei Assistenten wo die Rezeptionistin Springer ist und wir haben einen Arzt und einen Behandlungs Zimmer oder so,

00:14:37: dann ist natürlich einmal die zeitliche Vorgabe kann sicherlich noch knapper gewählt werden zweitens ist auch so dieses aufgliedern in die verschiedenen Teams,

00:14:45: was soll eine Verwaltungsmitarbeiterin mit sich selbst besprechen sicherlich nicht sinnvoll.

00:14:50: Aber sobald wir so in Bereiche kommen von mehr als 7 Mitarbeitern macht das durchaus schon Sinn das ist so diese,

00:14:58: dieser diese Pizza Meeting ist kennt man vielleicht von Google also alle die sich zusammen eine Pizza teilen können die bilden zusammen ein schlagkräftiges in sich funktionierendes einfach kommunizieren System

00:15:09: alles was darüber hinausgeht,

00:15:11: da gibt's Schnittstellenproblematik und da gibt's Verschiebung von Verantwortung da gibt's Hahnenkämpfe und so weiter da ist es schon gut wenn man da mal was auseinander nimmt,

00:15:20: klassisches Meeting Nummer 1

00:15:22: einmal im Monat maximal ein halber Tag beinhaltet eine Besprechung der Probleme und Themen die halt wichtig waren Neuausrichtungen und gleichzeitig auch die Übung die konsequent abgeleitet wird aus dem

00:15:36: was für ein Problem gehabt haben zusätzlich empfehle ich dir dann auch noch ein quartalsmeeting also alle drei Monate findet das statt,

00:15:45: dann nehmen wir uns einen kompletten Tag auch für alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen wird sag wie noch ein extra Meeting dazu hast du dann in dem einen Monat im dritten Monat dann zwei Meetings einen halben Tag unten ganz nach nein,

00:15:58: im dritten Monat des Quartals wird natürlich dann das Halbtages Meeting und das Ganztages Meeting zusammengelegt also nicht noch mal was extra dazu dieses quartalsmeeting.

00:16:11: Beinhaltet dann wirklich langfristige Ziele und auch regelmäßige Schulungsmaßnahmen das heißt die Problem Besprechung die wird genauso sein wie in den anderen Monaten auch dann ist ja wieder nur ein Monat vergangen das geht ziemlich flott und letztenendes,

00:16:25: sollte man eigentlich idealerweise in maximal einer halben Stunde durch sein mit allen Themen.

00:16:29: Dann wird aufgeteilt in die Gruppen oder aufgeteilt nach Themen und es werden feste Fortbildungstermine durchgeführt.

00:16:39: Wir haben richtige umfassende interne Fortbildung manchmal ist es auch eine externe Fortbildung dass wir uns Experten zu holen

00:16:47: ob das noch mal als Tipp des Tages gerade für größere Praxen vor ich die irgendwo großartig auf dem auf der Fortbildung schicke und dann muss ich dann für zehn Leute Hotel bezahlen

00:16:57: Anreise und sonst irgendwas und die fehlen alle im Betrieb lade ich mir einfach in Referenten ein der kommt zu uns der macht es bei uns

00:17:04: aber einmal Hotel einmal ist Honorar ist dann bisschen höher aber in der Summe haben wir denjenigen auch direkt bei uns und können wirklich individuell lernen auch das einmal ist.

00:17:14: Umgekehrt gesehen das biete ich auch gerne an wenn du dein Team wirklich mal vor Ort bei dir Schuhen willst nicht nur einer fremden Umgebung ich komme auch gerne zu dir guck mir das an.

00:17:25: Analysiere es mach dir einen Plan und helfe dir das Ganze umzusetzen.

00:17:30: Wir haben dann aber nicht nur Fortbildung die dann auch mehrere Stunden dann entsprechend andauern also es ist wie eine klassische Fortbildung irgendwo im Institut so organisieren wir das für uns selbst.

00:17:40: So läuft das dann auch mit dem Essen und der Verpflegung da gibt's dann Mittagessen zusammen da gibt's Verpflegung da gibt's Kaffee da gibt's sonst irgendwas und am Ende machen wir es in der Regel so wir haben Arbeitszeiten normal bis 17 Uhr dreißig Uhr auch am Freitag,

00:17:54: wir machen es in der Regel auch am Freitag bei diesem drei monatsmeeting damit es sein ins Wochenende ausklingen.

00:18:00: Wir machen dann fest Schluss um 16 Uhr und ab 16 Uhr wird dann Licht gedimmt Musik angemacht.

00:18:07: Dann gibt es eine Cola Gibson Bier gibt es ein Glas Sekt kann jeder noch mal wirklich locker ausklingen lassen entspannten bisschen miteinander plaudern einfach noch mal so das menschliche bisschen in den Vordergrund rücken und die Gemeinschaft,

00:18:20: und in der Regel läuft sich dann so auseinander so gegen 5 Uhr also dann kommt guckt man auch nicht so dass man dann bis um 17:30 Uhr da bleiben muss zum socializing,

00:18:29: sondern je nachdem manchmal dauert es auch länger dann hat man so viel Spaß dann geht's richtig so über eine kleine Party.

00:18:36: Ein andermal ist es halt so dann sind alle geschafft und kaputt und sind auch irgendwie froh.

00:18:41: Dass die Woche rum ist dann läufts dann schon mal eher auseinander aber das ist ein wunderbares Ritual.

00:18:46: Dass die Moral und die Gruppenzugehörigkeit die Praxis Zugehörigkeit das Branding stärkt.

00:18:53: Und auch jetzt wenn du dich z.b. mal bei uns bei Otto dentics bewerben willst,

00:18:57: mach das gerne das ein cooles Feature das wird auch dir gefallen dann wirst du auch Spaß dran haben da kannst du sicher sein also kurz zusammengefasst,

00:19:05: grundsätzliche gröbere meetingstruktur einmal im Monat ein knackiges Meeting maximalen halben Tag inklusive Schulung die dann so für kurzfristige mittelfristige Ziele da sind.

00:19:17: Alle drei Monate ein richtig großer Schulungstag Meeting gefolgt von Umsetzung dessen was wir direkt verändern müssen

00:19:26: plus einem Jahreskalender der Schulung festlegt so scqm sei es zu Multiband einsetzen dies und das für unterschiedliche Gruppen Verkaufsveranstaltung alles mögliche wird dort rein gepackt das ist der große Plan

00:19:40: und dann aber im täglichen kurzes einmal anschalten mit dem morgen Briefing einmal wieder abschalten mit dem Abend Briefing und,

00:19:50: so läuft das bei uns ich hoffe ich kann dir damit einen wertvollen Tipp geben den du bei dir umsetzen kannst.

00:19:55: Das geht relativ flott brauchst Du Hilfe ruf mich an schreib mit dem Mehl nimm Kontakt auf,

00:20:01: ich helfe dir gerne mein Team auch wir haben eine zertifizierte Qualitätsmanagementbeauftragte die auch Kurse gibt und auch gerne im Praxen geht und dort hilft bei der Umsetzung das ist also alles gar kein Problem ansonsten freue ich mich wie immer.

00:20:15: Dass du eingeschaltet hast dass du hier zugehört hast gib mir einen Daumen hoch schreib mir eine super nette Bewertung abonnieren den Podcast und sag deinen Freunden und Kollegen und Kollegen hey das lohnt sich da kann man reinhören das macht Spaß.

00:20:29: Und wenn du denkst du willst noch mehr haben auch kein Problem liest gerne mein Buch komm zu meinen Veranstaltungen ich lerne Dich gerne kennen dann so der trockene Humor kommt dann einfach noch eine Spur besser rüber werden mich kennen ich freue mich auch.

00:20:44: Music.

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00:21:09: Terminplaner.

00:21:21: Music.